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Descriptif du poste
Vous aurez pour mission d’assurer une gestion efficace, agile et rigoureuse des moyens financiers et matériels de l’association. Vous veillerez à la maîtrise des risques financiers et contractuels et à la conformité des procédures de gestion administrative et financière. Vous mettrez en place les outils et processus nécessaires pour piloter, sécuriser et optimiser les ressources de l’organisation.
Véritable pilier de l’association, vous jouerez un rôle moteur dans le développement des outils, méthodes et analyses nécessaires à la réflexion et à la prise de décision du management (Direction, Comité de direction) et de la gouvernance (Conseil d’administration, Bureau).
Vos principales responsabilités :
Le/la Responsable Administratif et Financier (RAF) supervise la gestion quotidienne de l’association au niveau administratif et financier, centralise l’expertise juridique corporate et veille au respect du cadre réglementaire.
Il/elle accompagne également l’ensemble des pôles sur leurs problématiques de gestion (budget, juridique, outils…) et est le/la référent.e de l’association vis-à-vis du mouvement Fairtrade sur toutes les questions liées relatives au budget et aux finances de l’association.
A cette fin, sous la responsabilité du Secrétaire général et en étroite coordination avec ce dernier, il/elle aura comme principale responsabilités :
1. Assurer le pilotage du budget de l’association :
· Coordonner l’élaboration du budget annuel en lien avec la Direction (Directeur général, Secrétaire général) et les responsables de pôles ;
· Assurer le suivi budgétaire périodique en s’appuyant sur les données et outils existants (états analytiques, …) et effectuer les reporting à différents niveaux (Direction, Comité de direction, gouvernance)
· Développer le contrôle de gestion en proposant des analyses sur des périmètres spécifiques avec l’objectif d’appuyer la réflexion et la prise de décision ;
· Améliorer les outils existants (indicateurs, tableaux de bord, visualisation de données, …) en proposant des automatisations et en facilitant leur diffusion/appropriation (Direction, Codir, Trésorier, …) ;
· Collaborer étroitement avec la Responsable déclaration et facturation des redevances pour le pilotage des revenus, la préparation des comités de suivi et la modélisation financière.
2. Garantir la fiabilité et l’efficacité de la gestion comptable et financière :
· Superviser la fiabilité et l’exhaustivité des processus comptables (facturation, paiements, rapprochements bancaires, trésorerie, déclarations fiscales), en collaboration avec le Responsable comptable ;
· Assurer la conformité réglementaire des pratiques, processus et procédures de gestion (achats, règlements, registre d’incidents, …) et les faire évoluer si nécessaire ;
· Veiller à l’efficacité des process et outils relatifs à la facturation et au paiement des redevances dans l’objectif de sécuriser les revenus de l’association ;
· Développer et mettre à jour les politiques de gestion financière (trésorerie, investissement, crédit, …) et mettre en place les reporting correspondants ;
· Coordonner la relation aux Commissaires aux Comptes en amont, pendant et en aval de la revue annuelle des comptes, ainsi qu’au fil de l’eau lorsque nécessaire, en étroite collaboration avec le Responsable comptable et la Responsable déclaration et facturation.
3. Superviser la gestion des moyens généraux et des systèmes d’information :
· Superviser la gestion des moyens généraux de l’association (locaux, équipements, prestataires), en collaboration avec l’Office manager ;
· Valider les choix de partenaires, prestataires et fournisseurs sur les principaux postes de dépenses (locaux, équipements, informatique, téléphonie, …) et approuver les règlements ;
· Mettre en place ou améliorer les politiques internes, procédures et outils de gestion (inventaires, tableaux de suivi, …) relatifs aux ressources matérielles de l’association ;
· Optimiser les dépenses fournisseurs, proposer des leviers d’économies ou de restructuration des contrats ;
· Améliorer la gestion des systèmes d’information de l’association et des outils collaboratifs en veillant à l’intégrité des données et à l’articulation entre les différents systèmes.
4. Développer et centraliser l’expertise juridique de l’association :
· Centraliser l’expertise juridique corporate sur toutes les questions liées aux statuts et au modèle juridique de l’association, aux partenariats avec d’autres organisations (bailleurs publics et privés, autres organisations Fairtrade, autres ONG, …) ainsi qu’aux projets et innovations portés par l’association ;
· Développer les outils, modèles et process juridiques afin d’accompagner les métiers sur leurs engagements contractuels (hors licensing et hors RH) ; identifier et proposer les innovations juridiques nécessaires le cas échéant ;
· Assurer un contrôle de 2nd niveau systématique sur ces engagements et veiller à la conformité réglementaire des pratiques de l’association (droit des associations, droit des contrats, RGPD, …).
5. Apporter un appui transverse aux métiers sur l’amélioration de leurs process et outils de gestion :
· Apporter un appui aux pôles sur l’amélioration de leurs process et outils de gestion (suivi budgétaire, gestion financière, …) avec l’objectif de renforcer l’harmonisation, l’automatisation et la convergence des méthodes et des outils ;
· Accompagner la montée en compétence des équipes (collaborateurs + Codir) et renforcer la « culture financière » de l’association (formations, ateliers, …) ;
· Répondre aux besoins spécifiques des métiers sur certaines questions financières, fiscales, juridiques ;
· Au sein du Secrétariat Général, travailler en étroite collaboration avec l’ensemble des collaborateurs sur leurs périmètres respectifs (comptabilité, services généraux, juridiques, RH, gestion du label, …) afin de consolider la gestion de l’association à tous les niveaux, et assurer l’intérim du Secrétaire Général le cas échéant.
Nos engagements :
· Assurer votre intégration au sein d’une équipe engagée et solidaire de 45 collaborateur.rice.s ;
· Vous permettre de contribuer activement au développement de notre ONG, en France comme à l’international ;
· Vous accompagner par une politique RH de proximité et bienveillante (onboarding, formation, …) ;
· Vous offrir de bonnes conditions de Qualité de Vie au Travail (QVT) ;
