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La commune de Gières recrute un(e) assistant(e) administratif(ve) Au sein de la direction des services techniques, de l'urbanisme et de l'environnement, vous aurez en charge l'accueil du public et assurerez le secrétariat de la direction des services techniques. Vous interviendrez également au sein du service urbanisme pour une partie de vos missions.
Principales Missions :
Accueil polyvalent de la Direction des services techniques
- Accueil, renseignements ou orientation du public (usagers, services internes, interlocuteurs publics et privés)
- Recherche/Recueil, centralisation et diffusion d'informations via les outils dédiés (travaux, actions communales, événements, incidents, etc,)
Secrétariat de la Direction des Services Techniques : Gestion des interventions
- Réception et transmission des demandes d'intervention urgentes (téléphone)
- Enregistrement, transmission et suivi des signalements et demandes d'interventions internes (équipes de maintenance) ou externes (services métropolitains, exploitants de réseaux, opérateurs publics ou privés, etc.) via les outils dédiés ;
- Gestion du courrier entrant et sortant (réception, distribution, classement, rédaction, affranchissement) et des parapheurs ;
- Gestion de réunions et de rendez-vous (organisation de réunions, rédaction de compte rendus) ;
- Centralisation des interventions en cours et à venir et communication auprès des services partenaires et usagers (recueil des informations, mise à jour d'une cartographie recensant les travaux, interventions), gestion des publications relatives à la Direction des Services Techniques (mise à jour site internet, cartographie) ;
Manifestations et prêts de matériels
- Gestion des demandes de prêts de matériels pour les manifestations communales, pour les associations,
- Gestion du prêt de véhicule
- Gestion des clés et badges et systèmes d'accès
- Gestion de la demande de pose de banderoles communales et associatives
Divers
- Gestion des dossier de subventions (Mur Mur / Prime Air Bois, etc)
- Enregistrement et transmission du bordereau de commande de fournitures de bureau
Urbanisme :
- enregistrement des dossiers d'autorisation du droit des sols (PC, PA, DP, AT, PA, PD enseignes, CU, DIA, modificatifs, transferts, ouverture (DOC) et fin de chantiers (DAACT),
- Affichages des dépôts d'autorisation, des arrêtés,...
- instruction et rédaction des certificats d'urbanisme,
- Suivi et relance des dépôts des déclarations de fin de chantier, des pétitionnaires ayant réalisés des travaux sans autorisation,...
- Réalisation de visite de conformité en lien avec les autres agents du service urbanisme
Missions secondaires
- classement et archivage physique et numérique
- polyvalence sur les fonctions de l'autre poste d'assistante de direction
Savoirs être : - sens du service public, - capacités à travailler en équipe, - capacités d'écoute et de dialogue, - discrétion professionnelle et devoir de réserve. - adaptabilité, autonomie
Primes mensuelles + participation employeur mutuelle et prévoyance
