Rattaché au Directeur du Valdocco Formation, l’assistant.e a pour mission générale de gérer l’ensemble de l’administration des actions de formation, interventions, études et recherches-actions portées par les organismes de formations, qu’ils soient pilotes ou sous-traitants et quelles que soient les modalités de formation (présentiel, distanciel, hybride).
VOTRE MISSION :
Gestion administrative des formations en appui des responsables formations :
- Paramétrer les données administratives des formations sur différents logiciels métiers (Digiforma …),
- Recueillir les éléments administratifs et contractuels des clients et des formateurs (contrats, devis, CV …),
- Gérer les inscriptions et les convocations des formations,
- Concevoir et animer des outils partagés de suivi collectif.
Suivi de la démarche qualité en lien avec la direction
- Mettre en place des outils de capitalisation des formations dans le cadre de la démarche qualité certifiée Qualiopi (évaluations …),
- Elaborer et appliquer les procédures de gestion et de contrôle interne.
- Assurer le reporting chiffré des différentes actions de formation et interventions,
- Contribuer au suivi et au traitement de la veille légale et réglementaire des organismes de formation.
Gestion financière en lien avec la direction
- Concevoir les éléments administratifs et financiers des formation (devis, factures…) pour les clients et financeurs OPCO (OPCO Santé, Formiris, AKTO, CNEAP, Uniformation …),
- Participer au portage des outils de suivi budgétaire et comptable,
- Tenir à jour les outils de pilotages financiers et de gestion.
Animation de réseau et communication
- Assurer le suivi de la mise en oeuvre des plans de communication des organismes de formation.
