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CADRE ET OBJECTIF DU STAGE
Le département logistique - achats international de la Croix-Rouge Française est intégré à la Direction des Opérations Internationales. Le département, composé de 14 personnes, est dédié aux missions internationales (Afrique, Caraïbes, Moyen-Orient, Europe, DROM/COM…). Il s'organise autour de deux cellules : les achats / la logistique.
Le pôle chargé de l'approvisionnement exerce les missions suivantes :
- Déployer la politique achat en s'assurant de la cohérence des achats (standardisation) et du respect des procédures d'achat. Dans ce cadre, il apporte également un conseil et un soutien technique au terrain.
- Garantir les meilleures conditions de flux, de qualité et de coûts.
- Établir et sécuriser certains approvisionnements stratégiques.
- Préparer et suivre les appels d'offres, négocier et mettre en place les contrats.
- Suivre les parcs techniques (dont véhicules et IT) pour s'assurer de la nature et de l'affectation des matériels, de leur entretien, de leur état et de leur disponibilité dans le temps.
- Gérer les stocks situés en France et dédiés à la partie internationale. L'objectif du stage est d'apporter un appui à la cellule achat du département Logistique Achats International de la DOI. Il permettra au stagiaire d'appréhender la réalité des missions humanitaires de la Croix-Rouge Française par le biais de la chaîne d'approvisionnement.
Au sein du département logistique-achat international, le stagiaire assurera après une période de formation:
ACHATS
- Archiver des dossiers d'achats finalisés : vérifier que la documentation est complète et, à défaut, les compléter en recherchant dans les communications antérieures et en sollicitant les parties prenantes au dossier, puis archiver les dossiers d'achats sur le logiciel dédié.
- Gérer des dossiers d'achats (dont médicaux, ICT et logistique) pour le compte du siège et des délégations : o Recueillir et organiser les demandes d'achat o Elaborer les demandes de cotations auprès des fournisseurs o Réunir et analyser les devis o Participer au processus de sélection des fournisseurs o Préparer la passation de commandes sous la supervision de l'équipe achats o Accompagner les expéditions jusqu'à la livraison dans les délégations, en lien avec les fournisseurs et les transitaires. Collecter, vérifier, élaborer, relayer les documents d'expédition. o Gérer les factures fournisseurs et paiement : recueillir, vérifier, mettre en paiement et suivre l'exécution
- Mettre à jour des outils de reporting (suivi des achats/suivi des fournisseurs sur GoogleSheet, etc.)
- Assister le département dans l'analyse et la validation des fournisseurs siège.
- Publier des appels d'offres internationaux et participer à leur mise en œuvre.
- Participer à l'élaboration de catalogue produits ICT afin de faciliter les commandes des délégations
STOCKS
- Suivre les équipements IT et les consommables: o Solliciter des cotations de transport, de la documentation export pour les envois par transporteur et via les délégués en mission internationale. Suivre les expéditions et classer la documentation. o Suivre le stock des équipements et consommables en supervision avec l'acheteur/gestionnaire de stock (entrées/sorties de stock réalisation des inventaires, lancement des ré-approvisionnements).
DÉROULÉ ET ATTENDUS DU STAGE :
Le stagiaire est accompagné par un tuteur de l'équipe Achat, avec qui il réalise un point hebdomadaire d'avancement sur la base d'un document de suivi qu'il tient proactivement à jour. Un Guide d'Accompagnement du Stagiaire est mis en place conjointement par le stagiaire et le tuteur, établissant les objectifs pour le stagiaire et la progression pédagogique attendue. Ce guide, auquel se réfère le stagiaire pour progresser dans son stage, est notamment revu lors d'entretiens de mi-parcours et de fin de parcours. Sur la base de ce guide et en interaction avec son tuteur et les autres membres du service, le stagiaire doit développer une autonomie d'apprentissage. Dans une phase initiale, le stagiaire se prépare à la mission du stage : il rencontre des interlocuteurs du service et de la direction internationale, suit des modules d'elearning et lit les procédures pertinentes à l'exécution des tâches qui lui seront assignées, tout en commençant à réaliser des tâches simples d'appui aux acheteurs. Les tâches sont assignées au stagiaire par l'ensemble des quatre acheteurs de l'équipe Achat. Au fur et à mesure de la démonstration de la capacité à réaliser les tâches assignées selon les attendus de qualité et de temps (notamment au regard des enjeux de redevabilité), le stagiaire progresse vers de nouvelles tâches plus complexes avec davantage d'impact et d'autonomie. Le stagiaire est donc attendu de démontrer rigueur, efficacité, esprit d'initiative et sens des responsabilités. Selon la progression qu'il aura démontrée, à la fin du stage, le stagiaire est susceptible de savoir opérer avec un haut niveau d'autonomie, un processus d'approvisionnement international dans le secteur humanitaire.
