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Rattaché.e et en support à la Direction Générale, quotidiennement en lien avec l’ensemble de l’équipe Keenat, vous serez l’élément de confiance, chargé.e des fonctions administratives et comptabilité. Vous ferez preuve de polyvalence, de flexibilité et de confidentialité dans vos missions.
Partie comptable :
- Facturer les clients et créer les abonnements (= facturation récurrente).
- Déposer les factures sur les plateformes de paiement clients (Chorus, Basware…) et suivre les statuts et relancer.
- Effectuer le recouvrement quotidiennement.
- Contrôler la conformité des factures fournisseurs, préparer les campagnes de paiements et lettrages.
- Contribuer à l’amélioration des processus de facturation et de paiement notamment par automatisation des tâches.
- Mettre en place et gérer des prélèvements automatiques.
- Vérifier des notes de frais et des justificatifs afférents aux dépenses de l’entreprise.
- Effectuer les rapprochements bancaires.
- Participer à l’élaboration des reportings indicateurs mensuels (CA facturé, délai de paiement impayés…).
Partie administrative :
- Gérer les documents contractuels (clients/fournisseurs), assurances, flotte/abonnements et achats courants.
- Mettre à jour des données contacts, clients, fournisseurs, et des abonnements dans le CRM et ERP.
- Classer et mettre à disposition des éléments administratifs à l’équipe.
- Mettre à jour des sites administratifs (plateformes - Provigis, approval…).
- Répondre aux demandes clients (papiers administratifs, factures ou fiches fournisseurs).
- Effectuer les achats de fournitures d’entretien, d’équipements informatiques et de petit matériel.
- Organiser et regrouper des informations pour les réunions mensuelles.
Missions secondaires:
- Appuyer les équipes pour l’élaboration de dossiers (certification, réponses aux appels d’offre…).
- Préparer les pièces administratives pour appels d’offres et marchés publics (Kbis, attestations, DC1/DC2, références…).
