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Prise de poste : Septembre - Octobre 2024
Volume horaire : 80%-100%
Statut : CDI ou auto-entrepreneur
Rémunération : à définir selon profil
Lieu : de préférence à Paris (bureaux à La Gaîté Lyrique), télétravail partiel possible
Descriptif du poste
Dans le cadre d’un remplacement, Imagine 2050 recherche son Office Manager pour poursuivre son développement et structurer son activité d’accompagnement, de conseil et de formation. Au sein d’une équipe de collaborateurs, de prestataires et d’intervenants occasionnels, l’Office Manager assure l’interface entre toutes les parties prenantes et supervise le bon déroulement de l’ensemble des dossiers au service de la satisfaction de nos clients et partenaires.
Imagine 2050, qui sommes-nous ?
Imagine 2050 est une société de production, de formation et de conseil engagée qui produit et diffuse des contenus de sensibilisation et de mobilisation sur les enjeux environnementaux et sociaux. Notre ambition est de :
- Former et conseiller les leaders culturels et les décideurs face aux crises plurielles que nous traversons
- Créer un écosystème qui accélère le changement au travers des nouveaux récits
- Devenir un facilitateur de la bifurcation écologique et sociale
MISSIONS PRINCIPALES
Pour la présidente et le directeur, l’Office Manager établit un contact direct avec l’équipe, les différents intervenants et avec l’extérieur. Il.elle a une bonne connaissance des principaux enjeux de la société afin de gérer simultanément les activités internes en cours et les demandes externes par email. Sous la responsabilité de la présidente, l’assistant.e de direction assure les missions suivantes :
- Gestion administrative :
- Gestion de l’emploi du temps global de la présidente, en concertation avec son assistante de direction sur l’association On Est Prêt : planifier et organiser les rendez-vous et déplacements, gestion des e-mails entrants et sortants
- Soutien administratif et opérationnel à la présidente et à l’équipe Imagine 2050
- Gestion, filtrage et priorisation des demandes entrantes
- Interface avec les équipes, prestataires et interlocuteur.ice.s externes
- Préparation des contrats avec les partenaires et prestataires d’Imagine 2050
- Suivi juridique, en lien avec les cabinets d’avocat et les comptables
- Constitution et suivi des dossiers d’appels à projet et dossiers de financement
- Préparation et mise en forme de courriers, présentations, documents
- Organisation des dossiers de la direction et optimisation des procédures administratives
- Gestion IT : gestion des noms de domaine, hébergement du site, gestion des adresses mail et optimisation du Google Drive, veille règlementaire
- Gestion budgétaire :
- Gestion des achats, déplacements, notes de frais et optimisation des coûts
- Interface avec le gestionnaire et l’expert-comptable
- Suivi de trésorerie
- Commercial :
- Etablissement des devis, enregistrement des commandes et facturation
- Support opérationnel et administratif de la relation clients
- Ressources humaines :
- Etablissement des fiches de postes et rédaction des contrats de travail
- Recrutements : diffusion des offres d’emploi et offres de stage, participation aux entretiens (selon les postes)
- Validation des éléments de paie en concertation avec le gestionnaire
- Gestion de la mutuelle d’entreprise
- Veiller au bien-être de l’équipe
- Formation :
- Gestion et suivi des activités d’organisme de formation de la filiale Institut Imagine 2050 en coordination avec le directeur : offre, programme pédagogique, convention, déroulement opérationnel et administratif, évaluation, gestion des réclamations
- Garant.e du respect des process de formation, selon le référentiel Qualiopi, en lien avec les formateurs, clients et OPCO
- En charge des audits de surveillance et de renouvellement de la certification Qualiopi
- Communication :
- Suivi de la revue de presse
- Alimentation des ressources documentaires
