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Finalité du poste
Assurer un support transversal à la Direction et à la RRH, en garantissant la fluidité des processus administratifs, la préparation des réunions, la conformité des documents légaux et la coordination des tâches pour optimiser le fonctionnement interne.
Missions principales
Vie associative et gouvernance :
- Préparer les Assemblées Générales et Conseils d’Administration (convocations, ordres du jour, procès-verbaux).
- Tenir à jour les registres légaux et documents statutaires.
- Gérer les relations administratives avec les membres et partenaires.
- Assurer la conformité des documents liés à la gouvernance associative.
Support à la Direction :
- Gestion des agendas et organisation des réunions.
- Organisation des déplacements (DG et RRH).
- Préparation de présentations, rapports et documents stratégiques en français et en anglais.
- Rédaction et mise en forme de courriers, notes et comptes rendus.
Services Généraux internes :
- Suivi des fournitures et consommables (stocks, commandes).
- Gestion des salles de réunion et des espaces de travail.
- Relation avec les prestataires pour la maintenance et les services courants.
- Coordination logistique pour l’installation ou la réparation d’équipements.
Support à la RRH :
- Planifier et organiser les rendez-vous RH (entretiens, réunions internes).
- Préparer les dossiers administratifs pour les réunions RH.
- Organiser la logistique des formations et ateliers internes.
Autres missions transversales :
- Contribution à la communication interne (notes, annonces).
- Veiller au respect des normes de confidentialité et RGPD.
