Tout savoir sur le métier de consultant RSE
MISSION
Sous la responsabilité du/de la responsable administratif et financier de la Fondation Inria, en appui de la direction de la fondation et de ses deux fondations abritées et en interaction avec l’ensemble de l’équipe, le/la gestionnaire administratif/ve et financier/ière contribue au bon fonctionnement financier et administratif de la structure.
Le/la gestionnaire contribue à la qualité des relations de la fondation avec ses partenaires en assurant un suivi de ses obligations contractuelles du point de vue administratif et financier. Il/elle est l’interlocuteur/trice privilégié/e du cabinet comptable de la fondation pour tous les aspects relatifs à la gestion de celle-ci.
Il/elle peut également être sollicité(e) sur des actions engageant toute l’équipe de la fondation (organisation d’événements, entre autres).
Cette mission s’inscrit dans un contexte de structuration forte du fonctionnement administratif et comptable au premier semestre 2024, en réponse à l’accroissement des activités de la fondation.
ACTIVITES
Gestion financière et suivi comptable
- Suivre l’exécution budgétaire de la fondation : mise à jour mensuelle des tableaux de suivi, participation à l’élaboration de rapports à la demande de la direction de la fondation ;
- Suivre les engagements contractuels liant la fondation à ses partenaires (mécènes, bailleurs de fonds) ou prestataires, directement ou en lien avec les chef.fes de projet concerné.e.s ; mettre à jour du tableau de suivi, assurer le reporting auprès de la direction de la fondation et des fondations abritées ;
- Assurer la gestion et le suivi des procédures de facturation de la fondation (émission/réception) dans leur totalité ;
- Comptabilité : assurer l’interface avec le cabinet comptable externe, la clôture et le contrôle des saisies comptables mensuelles ;
- Gérer les comptes bancaires et les cartes de paiement de la fondation.
Administration générale de la fondation
- Préparer et mettre en forme les notes, conventions et documents contractuels à la demande de la direction de la fondation ainsi que des fondations abritées par la Fondation Inria ;
- Gérer les missions de la direction de la fondation ;
- Préparer et envoyer les documents fiscaux et légaux aux organismes concernés ;
- Assister l’équipe opérationnelle dans le cadre d’appels d’offres publics ;
- Assurer la gestion des contrats d’assurance de la fondation ;
- Traiter les besoins relatifs aux locaux de la fondation, au sein du Centre Inria de Paris :
o En avril 2024, coordonner tous les aspects relatifs à l’aménagement des bureaux de la fondation dans le cadre du déménagement du Centre Inria de Paris (13e arrondissement) ;
o En général : gérer les stocks de fournitures de bureau, la réservation de salles de réunion pour des instances collectives ;
- Traiter les courriers et les commandes fournisseurs ;
- Classer et archiver les documents administratifs et financiers de la fondation (en papier/sur l’espace documentaire numérisé). Fondation Inria 2/2
Ressources humaines
- Accueillir les nouveaux arrivants (préparation et signature du contrat de travail, préparation de l’environnement de travail, matériel et outils informatiques) et assurer le suivi des processus de sortie ;
- Gérer les dossiers du personnel (visites médicales, mutuelle, prévoyance, entretiens obligatoires, suivi forfaits jours…) ;
- Suivre les demandes d’absences et de congés dans le logiciel de paie ;
- Mettre à jour les documents d’affichage obligatoires ainsi que le wiki interne.
