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La Fédération des Centres Sociaux et socioculturels des Hauts-de-Seine (FCS92) est une association qui a pour objet de fédérer, accompagner, soutenir, qualifier et représenter les centres sociaux et socioculturels, les espaces de vie sociale et les structures de développement social des Hauts-de-Seine, dont les buts et orientations respectent la charte fédérale des centres sociaux et socioculturels de France.
La fédération compte une équipe de 4 salariées et le réseau regroupe 32 centres sociaux adhérents fédérés autour d’un projet fédéral.
Enjeux du poste
Sous la responsabilité de l’Assemblée Collégiale et de la déléguée, l’assistant.e fédéral.e contribue à la qualification des salarié.es et bénévoles du réseau, à l’appui aux adhérents, à l’animation du réseau, et à l’image de la Fédération au travers des missions ci-dessous
Suivi et gestion administrative de la fédération :
- Gestion des achats de fournitures et d’alimentation, relations et suivis avec les fournisseurs ou prestataires (devis, livraison, recherche de prestataires ou fournisseurs, actualisation des contrats ( assurance, maintenance photocopieur, contrat extincteur, téléphonie…),
- Suivi des outils de gestion et démarches administratives liées aux ressources humaines Préparation des salaires, suivi des tickets restaurant, préparation et vérification des bulletins de salaires, suivi des états des congés, des arrêts maladie, transmission des éléments gestionnaire de paie, mise à jour du registre et des dossiers du personnel (visite médicale, mutuelle, attestation des formations réalisées sur cette année, préparation des contrats et avenants,..)
- Enregistrement, classement courriers/mails, aiguillage et/ou premier niveau de réponse selon les demandes
- Elaboration et suivi des cotisations fédérales
- Suivi et actualisation des démarches d'adhésion reconnaissance : suivi des demandes des nouveaux adhérents, relance les centres en reconnaissance nationale pour la finalisation des dossiers jusqu’à la validation du dossier en cercle vie associative et par la fédération nationale, prépare les éléments pour la commission vie associative,
- Appui à l’organisation des instances fédérales : Préparation de l’Assemblée générale et/ou extraordinaire, suivi des renouvellements de mandats, mise à jour les dossiers des membres de l’assemblée collégiale, tenue des registres des comptes rendus et émargements,, réalisation des mises à jour administratives ( Préfecture) , convocation des membres à l’AG, assurer émargements des membres et remises des votes et pouvoirs, préparation du PV de l’AG pour signature par les référent.es du cercle vie associative, préparation des documents demandés par la direction pour les différentes instances associatives (cercles) ,
- **Interface administrative pour la mise en place des contrats de services civiques dans les centres sociaux (**mise en ligne de la fiche de poste, recueil des pièces auprès des volontaires, relations avec le centre social, élaboration des contrats, inscriptions aux formations PSC1 et Citoyenneté, résolutions des problèmes de paiements des indemnités et autres problématiques (absences, maladies etc..), mise en place des outils de bilan de fin de volontariat et de tutorat)
- Gestion de l’inventaire et suivi des prêts en lien avec l’intranet fédéral
- Alimente et met à jour un espace ressource pour les membres de l’Assemblée Collégiale
Mise en œuvre et suivi des process liés à l’activité d’organisme de formation
- Prise en main et utilisation du logiciel GALAXY pour toutes les démarches liées aux formation (inscriptions, suivi, convention, facturation, évaluations…)
- Contractualisation avec les formateurs et centres selon le protocole de la fédération
- Actualisation des tableaux de suivis, de l’observatoire de la formation de la FCS92
- Prépare le Bilan pédagogique et financier avec la déléguée
Accueil des adhérents, des partenaires et gestion de la logistique
- Accueil physique (participation à l’installation des salles avant l’arrivée des participant.es et à l’accueil café), actualisation des documentations et l’affichage,
- Accueil téléphonique (répondre aux demandes des centres et transmettre l’information à l’équipe en charge du dossier),
- Suivi de l’entretien des locaux (veille hebdomadaire sur propreté des locaux, Veille aux besoins matériels de la femme de ménage, prise d’initiative pour entretien général des locaux, interpelle la déléguée sur des dysfonctionnements éventuels -prise de rdv et suivi des techniciens), préparer la liste des tâches pour l’agent d’entretien et s’assurer de la bonne réalisation des tâches à chacune de ses interventions. Suivi des travaux à engager.
- Suivi de l’entretien et des contrats du matériel en lien avec les prestataires ( ordinateurs, photocopieuses, téléphone, etc..)
- Appui à l’organisation et participations aux manifestations départementales, régionales et nationales :accueil, suivi des inscriptions, rappels,
Appui au suivi financier de la fédération
- Facturation et suivi (formations, cotisations, note de frais, fournisseurs …), relances factures clients ,
- Préparation des règlements
- Liaison avec le cabinet comptable : scan et envoi des documents comptables (dépenses et recettes de l’association et relevé de comptes), suivi des sorties des immobilisations.
- Suivi des échéances des demandes de subvention, suivi des subventions notifiée et reçues,
- Saisie en ligne des dossiers de subventions,
- Suivi des versements et reversements aux centres de la cnav en lien avec la chargée de mission CNAV
- Elaboration et suivi des demandes des actions collectives territoriales auprès d’uniformation
Appuie à la mission communication
- En lien avec la personne en charge de la communication, alimente les outils de communication (newsletter, programme de formation, site de la Fédération…) et réalise la bourse d’emploi.
- Gestion et mises à jour des contacts et listes de diffusion internes et externes
Participation à la dynamique collective de l’équipe fédérale
- Participation et contribution aux réunions d’équipe, séminaires et outils collaboratifs
