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En collaboration étroite avec la déléguée régionale, l’ensemble de l’équipe salariée et le Conseil d’administration, le rôle de le.la assistant.e administratif.ve et comptable est d’assurer le fonctionnement et suivi administratif, logistique et comptable du siège régional.
è Accueil, Secrétariat et suivi administratif :
ü Accueil physique et téléphonique et entretien des liens avec les adhérent.es
ü Gestion du courrier entrant et sortant : mail, postal, etc.
ü Gestion du temps : programmation réunions, plannings, instances statutaires, etc.
ü Traitement de l’information : diffusion, mise à jour, archivage, etc.
ü Suivi, archivage et mise à jour des documents et informations relatives à la vie associative, autant que de besoin, sur les sites dédiés (Préfecture, etc…)
ü Gestion des adhésions et des abonnements de la Fédération ;
ü Assistance sur le volet ressources humaines (médecine du travail, prise en charge OPCO, déclarations sociales, lien avec la mutuelle et la prévoyance, etc.
ü Soutien à l’organisation et au suivi des instances de gouvernance (AG, CA, bureaux)
ü Autres dossiers administratifs relatifs au fonctionnement du siège régional de la FAS
è Comptabilité :
ü Facturations - Etablissement, transmission et suivi des devis, factures et paiements par chèque et par virements
ü Paiements – Préparation de la navette des salaires, paiement des notes de frais, et autres paiements de prestations
ü Saisie comptable :
- Enregistrement des écritures comptables, vérification de l’exactitude et de la cohérence des saisies, classement et numérisation des pièces comptables dans le logiciel dédié
- Suivi des comptes clients et fournisseurs (mise à jour, relance, suivi et traitement)
Préparation et suivi des documents relatifs à la comptabilité et gestion courante des ü opérations pour transmission à l’expert-comptable
ü Assistance à la clôture des comptes – participer aux opérations de fin d’exercice, contribuer à l’établissement des états financiers, apporter un soutien dans la préparation de la révision comptable.
ü Appel des contributions régionales et suivi du paiement des cotisations nationales et des contributions régionales
ü Assistance à la gestion des conventions de financement – rédaction des demandes, préparation des budgets, réalisation des bilans, suivi des paiements et du calendrier
ü Suivi de la trésorerie
ü Effectuer des analyses ponctuelles à la demande de la direction ou de l’équipe
ü Maintenir une veille règlement et informer de tout changement
ü Vérifier et agréger la comptabilité analytique avec la direction et l’équipe
è Logistique et évènementiel :
ü Organisation matérielle et logistique du siège : avec la société de ménage des locaux, achats alimentaires, papeterie, produits d’entretien, achat et maintenance informatique et lien avec le prestataire, gestion des stocks, etc.
ü Organisation d’évènements avec adhérents et partenaires : location salles, relations traiteur, invitations, organisation matérielle, etc.
Cette fiche de poste n’est pas figée, et pourra évoluer en fonction des besoins de la Fédération et des compétences de la personne recrutée.
