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VOTRE MISSION :
Accompagner la direction dans la gestion optimale de l’activité. Vous travaillerez en étroite collaboration avec différentes équipes et la direction au sein de l’association pour assurer la coordination et la fluidité des processus administratifs et financiers.
Administration des ventes :
- Suivre les devis, factures et appels de fonds
- Suivre la transmission des factures aux clients et mécènes, suivre les paiements et effectuer des relances si nécessaire.
- Mettre à jour et créer des tableaux de bord pour suivre l’activité.
Comptabilité & fiscalité :
- Collecter, transmettre, classer et archiver les pièces comptables auprès des différentes équipes.
- Mettre à jour le suivi des achats et préparer les fichiers de paiements.
- Mettre à jour les différents tableaux de bord.
- Assurer le contrôle et l’archivage des bordereaux de cotisations et de paiements.
- Assurer la mise à disposition des états financiers.
Service Social & RH :
- Assurer le suivi des processus existants en gestion des ressources humaines.
- Préparer les éléments d’intégration pour les nouveaux employés, stagiaires, alternants et volontaires en service civique.
- Gérer les bulletins de prestations et le suivi des notes de frais.
- Prendre en charge le suivi administratif du personnel et contrôler les charges sociales et fiscales
Service Administratif :
- Gérer administrativement les contrats et conventions.
- Organiser les dossiers Back Office pour une meilleure gestion de l’information.
- Gérer le suivi administratifs de engagements (Locaux, crédit bail, contrats et conventions)
- Suivre l’évolution des dossiers et garantir leur archivage papier et numérique.
Service Office Management, Informatique & Digital :
- Préparer les commandes d’achats en collaboration avec les régions et les responsables de BU (Business Units).
- Assurer le suivi des prestataires et des locaux, en effectuant les demandes d’intervention si nécessaire.
- Gérer les achats et le suivi des flottes d’ordinateurs et de téléphones.
- Veiller à la cohérence des informations partagées sur nos outils (Airtable, stacker, etc.).
Ton appétence pour le numérique et les outils digitaux seront appréciées pour l’évolution et l’amélioration des outils internes.
