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CADRE GENERAL
Les Éclaireuses Éclaireurs de France (EEDF), l’association laïque du scoutisme français, fondée en 1911, reconnue d’utilité publique, agréé par le ministère de l’Éducation nationale et de la Jeunesse, contribuent à construire un monde meilleur en formant des citoyen·nes engagé·es, conscient·es des problèmes de leur société et attaché·es à les résoudre.
L’action de l’association se déploie autour de 5 valeurs : la démocratie, la laïcité, l’écocitoyenneté, la solidarité et la coéducation et s’appuie sur les outils et pratiques du scoutisme pour accompagner les enfants, les jeunes et les adultes à "construire un monde meilleur".
Les adhérent·es des EEDF agissent en faveur d’un monde durable et défendent un accès aux loisirs pour tous·tes en adaptant sa proposition pédagogique à destination d’un public en situation de handicap.
Rêver, apprendre, agir sont les clés d’une action éducative, attentive, utile, et résolument laïque qui est proposée par 188 structures locales et animées par plus de 3000 bénévoles pour près de 15 000 adhérent·es. Cet engagement est soutenu par près de 80 salarié·es, une trentaine de volontaires et des administrateur·rices bénévoles engagé·es et mobilisé·es.
Rattaché·e à la directrice du service vacances, l’assistant·e travaille en collaboration avec les autres fonctions administratives et pédagogiques du service. Il·Elle contribue à garantir une continuité et une qualité de suivi de la relation aux adhérent·es au sein du service vacances.
L'assistant·e de gestion assure la coordination administrative, comptable et opérationnelle des activités du service.
En outre, il·elle sera en charge de gérer les dossiers individuels administratifs de chaque salarié·e en contrat d’engagement éducatifs (CEE), en conformité avec nos obligations réglementaires. Ce travail englobe une population allant de 20 à 300 encadrant·es, en fonction des périodes de séjour qui se déroulent principalement durant les vacances scolaires.
PRINCIPALES MISSIONS
1. Gestion administrative du personnel :
- Actualiser les dossiers individuels du personnel du service ;
- Assurer la gestion des contrats d’engagement éducatifs (CEE) en collaboration avec les directeur·rices de séjours : rédaction des contrats, déclarations d’embauche, gestion des paiements, etc.
- Enregistrer les éléments variables de paie dans le logiciel comptable pour l’ensemble du personnel du service ;
- Vérifier la conformité de la Déclaration Sociale Nominative (DSN) et assurer le suivi de la médecine du travail en collaboration avec le pôle RH de l’association ;
- Participer au processus administratif de recrutement : tri des candidatures et transmission aux directeur·rices, en lien avec l’animateur·rice pédagogique ;
- Soutenir le suivi des horaires de travail, la gestion des heures supplémentaires, des absences et des congés du personnel permanent.
2. Gestion comptable :
- Enregistrer les paiements, y compris les virements, et effectuer le rapprochement correspondant ;
- Gérer le traitement des chèques bancaires et chèques ANCV ;
- Comptabiliser les factures clients et vérifier les prises en charge ;
- Préparer les écritures de clôture de fin d’année en collaboration avec le contentieux, et la comptable ;
- Procéder ponctuellement à l’enregistrement des pièces comptables fournisseurs en collaboration avec la comptable assignée.
3. Secrétariat et gestion administrative :
- Garantir l'accueil, le traitement, et la transmission des correspondances (postales, électroniques) ;
- Assurer la préparation et la transmission des adhésions ;
- Apporter un soutien à la gestion des inscriptions aux séjours ;
- Assurer le traitement des déclarations de séjours VAO et ACM (notamment dans la partie déclaration et suivi des équipes) ;
- Organiser et transmettre les documents essentiels aux directeur·rices de projet, en fournissant un soutien logistique (préparation de classeurs, guides et partage de fichiers sur le drive, gestion de la flotte des téléphones) ;
- Suivre les actions de formation (BAFA, BAFD, Service civique, AVLA, DVLA) : envoi des plaquettes, inscriptions, envoi des invitations, déclarations de stages, suivi des présences, facturation, etc.) ;
- Participer ponctuellement aux instances internes (week-ends de préparation de séjours, rencontres des services volontaires, etc.).
