Tout savoir sur le métier de consultant RSE
ASSISTANT (E) ADMINISTRATIF (VE)
Présentation de l’association
DNF-Demain Sera Non-Fumeur est une association reconnue de mission d’utilité publique, créée en 1973. Les actions de DNF ont été reconnues par des prix et mentions à l’international (http://dnf.asso.fr). Elle est membre de l’Alliance contre le Tabac et du réseau européen de prévention du tabagisme (ENSP).
DNF œuvre dans tous les champs de la prévention du tabagisme : information, éducation, promotion de la santé, veille juridique, action contentieuse, plaidoyer sur le plan national et international. L’association regroupe des associations régionales.
L’association dirige tous ses efforts dans le sens d’une évolution des politiques publiques en matière de contrôle du tabac.
Dans le cadre des appels à projets du Fonds de lutte contre le tabac, l’association a été choisie pour mener plusieurs projets nationaux et régionaux qu’il s’agit de conduire. L’association est également financée par la Direction Générale de la Santé pour mener des actions d’information, de plaidoyer et d’aide aux victimes du tabagisme.
Localisation
Le poste est situé au siège administratif de l’association 13 rue d’Uzès 75002 PARIS
Le siège social de l’association est situé 1, Chemin des Bouvreuils 68140 GRIESBACH-AU-VAL
Missions et domaines d’activités
L’assistant (e) administratif (ve) contribue à la gestion administrative de l’association.
Sous la responsabilité hiérarchique directe du directeur et, dans certains domaines, sous l**'**autorité fonctionnelle du président de l’association ou des administrateurs auxquels il a donné délégation.
Domaines d’activités et principales activités
Activités de secrétariat
· Assurer l’accueil téléphonique et physique
· Assurer la gestion et le suivi efficaces des appels téléphoniques, courriels et correspondances entrants et sortants.
· Traiter la demande de l’usager (adhérent, citoyens, administrateurs…) en l’informant, dans la limite de ses attributions et compétences, et/ou en l’orientant vers les personnes compétentes
· Assurer la bonne circulation de l’information et la transmission des messages
· Réceptionner, trier, orienter et enregistrer quotidiennement le courrier arrivé et les factures dématérialisées
· Enregistrer et envoyer les courriers sortants
· Trier, assembler, scanner et photocopier (sur demande ou en cas de nécessité) des documents.
· Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques de son ressort.
· Réaliser la saisie de documents de formes et de contenus divers (comptes rendus réunions, mise en forme des dossiers administratifs,
· Assurer le tri, le classement et l’archivage des dossiers.
Activités d’assistanat des cadres de l’association
· Assurer le secrétariat des cadres de l’association
· Gérer l'agenda et les rendez-vous
· Assurer le suivi de tableaux de bord nécessaires au suivi des projets et de l’activité de l’association
· Préparer des dossiers
· Organiser les réunions internes et externes, en assurant la réservation de salles et la préparation des documents nécessaires.
· Coordonner les voyages, y compris la réservation de vols, d'hébergement et d'autres arrangements logistiques.
Activités de secrétariat comptable
· Contrôler les factures, les scanner et en assurer la traçabilité et l’enregistrer dans le fichier numérique partagé avec l’expert-comptable
· Préparer et transmettre les données de paies au trésorier(e)
· Collecter les congés du personnel, assurer le suivi des feuilles de congés et mettre à jour le planning de présence
· Classer les documents relatifs aux paies (bulletins, charges sociales, …)
· Enregistrer les documents bancaires dans le fichier numérique partagé avec l’expert-comptable
· Enregistrer les adhésions et les dons sur le tableau de suivi
· Etablir les factures (Frais d’envoi, remboursement frais…)
· Gérer les fournitures administratives et préparer les commandes
· Gérer le stock des timbres
· Aide au suivi de la trésorerie
Activités de secrétariat juridique
· Mise à jour du tableau de bord des actions juridiques et des mises en demeure
· Mise en place des alertes sur le suivi des dossiers
Activités de secrétariat du président et du conseil d’administration
· Assurer le secrétariat du président
· Préparer les dossiers et les convocations du conseil d’administration et des assemblées générales et assurer le secrétariat des séances sous la responsabilité des administrateurs, secrétaires de séances (synthèse, compte rendu.)
· Organiser et assurer le suivi logistique des réunions
· Préparer les déclarations au journal officiel et les déclarations au tribunal
· Assister les administrateurs et les présidents de région en tant que de besoin
· Coopérer avec les autres membres de l'équipe pour faciliter la communication et la coordination des tâches administratives.
Activités d’information du public
· Assurer une veille et une modération des réseaux sociaux de l’association.
· Préparer les réponses aux questions du site internet
· Gérer le stock des documents de communication
· Assurer l’envoi des commandes de documentation
Formation et Principales compétences attendues
Connaissances :
Indispensables à la prise de poste
Les techniques d’organisation d’un secrétariat
Les règles de syntaxe, de grammaire et d’orthographe
Les règles d’expression écrite et orale
Les techniques de base d’assemblage de documents
Les logiciels bureautique (Word, Excel, Outlook, Agenda, OneDrive…)
Les maitrise des réseaux sociaux
Les tableaux de bord et outils de planification et suivi
Les techniques de classement et d’archivage
A acquérir au cours de l’activité
La législation relative au contrôle du tabac
Notions de prévention santé et d’éducation à la santé
Le circuit législatif
Le circuit des procès (tribunaux, instances, mesures d’instruction, expertises, constats, voies de recours, voies d’exécution…)
Savoir-faire
Indispensables à la prise de poste
Accueillir de manière adaptée les interlocuteurs téléphoniques et les visiteurs
Analyser les demandes des usagers et les réorienter si nécessaire
Prendre des notes et rédiger des écrits administratifs (note, comptes rendus.)
Adapter son activité en fonction des priorités et des nouvelles orientations
Rendre compte de son activité à sa hiérarchie
Respecter les règles de la discrétion professionnelle et de confidentialité
Savoir s’organiser efficacement et anticiper
Rigueur et polyvalence
Capacité à travailler en équipe
A acquérir au cours de l’activité
Techniques de classement « Technoclass (Mappei) »
Relations de travail internes
· Le personnel de l’association
· Le président et les membres du bureau (secrétaire général et trésorier)
· Les administrateurs
Relations de travail externes
· Les visiteurs (adhérents de l’association, citoyens ayant des questions sur la problématique tabac…)
· Les fournisseurs
· Les partenaires de l’association
Conditions particulières d’exercice
· Travail dans un espace partagé avec d’autres associations partenaires
· Travail sur écran
· Travail occasionnel le samedi pour réunions avec les instances associatives
· Fermeture de l’association : une semaine en août et une semaine entre Noël et Jour de l’An
Moyens mis à la disposition du salarié
Messageries fonctionnelles consultables par la direction et administrateurs habilités, matériel informatique et téléphone
Salaire et avantages sociaux
Catégorie d’emploi : Salariée
Type d’emploi : CDD de droit privé, 6 mois, renouvelable
Rémunération : 1 800 € et 2 037 € brut mensuelle
Avantages sociaux : Ticket restaurant + Mutuelle + 50% abonnement transport
Comment postuler : les candidats intéressés sont invités à envoyer leur CV accompagné d'une lettre de motivation à Cliquez sur candidater pour accéder aux informations. .
NB : Ce descriptif de poste ne saurait être exhaustif et est susceptible d'évolution et d’adaptation compte tenu des missions de l’association et de sa taille.
