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Finalités du poste
Sous la responsabilité de la directrice :
- Garantir la pérennité financière et la conformité de l’association tout en assurant un pilotage stratégique et opérationnel des ressources financières
- Contribuer à la prise de décision en fournissant une vision claire et fiable de la situation économique et des perspectives de développement
- Piloter la gestion administrative du personnel
- Garantir la conformité légale et contractuelle de l’association, protéger ses intérêts et sensibiliser l’équipe aux enjeux juridiques pour limiter les risques
Les missions
Prendre en charge la gestion financière et comptable de l’association
- Saisir les écritures comptables (notes de frais, factures fournisseurs, recettes – prestations diverses, cotisations, conventions…)
- Préparer les règlements (virements et SEPA)
- Suivre les règlements
- Suivre la trésorerie et faire les rapprochements bancaires
- Préparer et suivre les éléments budgétaires et les bilans comptables
- Gérer la relation avec le cabinet comptable
- Préparer les demandes de subvention (documents administratifs et dépôt en ligne) et les suivre
- Conduire des analyses financières pour la direction
- Initier les éléments du contrôle de gestion : mise en place et suivi des couts et des marges, réaliser des analyses financières pour orienter la prise de décision
- Préparer les reporting financier pour la direction et le CA
Réaliser la gestion administrative
- Effectuer les déclarations administratives diverses (BPF annuel, publication des comptes, déclaration en préfecture…)
- Gérer les déplacements de l’équipe (réservations, paiements, …)
Etre en appui de la Direction sur la gestion des RH
- Recueillir et saisir les éléments variables de paie (tickets restaurant, heures supplémentaires, forfait mobilité durable, télétravail…)
- Suivre les absences et congés
- Tenir et mettre à jour les dossiers individuels du personnel
- Être en appui sur le recrutement (publication des offres, suivi des candidatures, démarches administratives – mutuelle, médecine du travail, intégration, …)
- Prendre en charge les démarches administratives liées à la formation professionnelle des salariés (relations avec l’OPCO, demandes de prises en charge, …)
- Effectuer le lien avec le cabinet social
Etre en appui de la gestion de la vie associative
- Préparer les AG, CA, réunions de bureau (logistique, pièces obligatoires, envoi des convocations, ODJ, CR, …)
- Archiver les pièces administratives et réglementaires
- Gérer les adhésions (dossiers nouveaux adhérents, suivi des cotisations, …)
Prendre en charge les services généraux
- Commander et réceptionner les fournitures
- Gérer les prestataires (ménage, téléphonie, extincteurs, photocopieur, …)
- Prendre en charge la maintenance courante des bureaux
