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La Maison de l'Eau et de l'Environnement - CPIE (Centre Permanent d’Initiatives pour l’Environnement) des Monts du Pilat est une association loi 1901. Son champ d’action est notamment l’éducation à l’environnement et l'accompagnement des territoires. Pour cela, elle dispose d’un centre d’accueil de 65 lits et d’un service de restauration, permettant l’accueil de classes, de groupes d’enfants ou groupes d’adultes.
Dans le cadre d'un départ à la retraite, nous recherchons une personne pour un poste de chargé.e de gestion administrative en CDI 80 %.
Assurer l’accueil et la gestion logistique courante du CPIE :
- Assurer l’accueil téléphonique, l’accueil physique et l’orientation du public sur le site du CPIE
- Réceptionner et distribuer le courrier et les messages
- Gérer les réservations et locations de l'hébergement
- Organiser la gestion logistique des évènements institutionnels du CPIE et des différentes manifestations organisées par le CPIE
- Alerter la direction sur les besoins en personnel ou matériel
- Suivre et constituer des stocks de fournitures et produits
- En cas de besoin, en lien avec la direction, les administrateurs et le personnel technique, suivre l’exécution des travaux courants de maintenance et des petits travaux d’entretien des locaux
Assurer la gestion administrative et financière de l’association :
- Etablir les factures de l’association
- Réaliser à la demande de la direction la saisie (voire la rédaction), la mise en page de tous types de documents
- Assister l’ensemble des membres de l’équipe dans le suivi administratif des dossiers et projets
- Assurer le contrôle et le suivi des recettes et dépenses, négocier les conditions de règlements, assurer la relance des recettes, assurer la remise en banque
- Assurer la collecte, le classement, la diffusion interne et l’archivage de l’ensemble des documents obligatoires
- Assister la direction dans la préparation des dossiers liés aux réunions des instances associatives et dans le suivi général staturaire et assurer la tenue à jour des documents statutaires
- En lien avec la direction et la trésorière, assurer le suivi bancaire et le suivi des partenaires, fournisseurs et prestataires, négocier les conditions financières et participer à l’élaboration et au suivi du budget de l’association
Assurer la gestion administrative du personnel :
- Assurer la veille des informations réglementaires
- Assurer les déclarations sociales et fiscales ainsi que leurs paiements
- Gérer les relations avec les organismes sociaux
- Seconder la direction dans l’établissement et le suivi de ses obligations sociales d’employeur
- Réaliser et suivre les plannings du personnel technique
Assurer la gestion de la vie associative :
- Contribuer à l’animation du réseau d’adhérents et des bénévoles : organisation d’évènemens, animation de réunions de bénévoles
- Gérer les adhésions et les fichiers adhérents
- Appui à la recherche de nouveaux partenaires financiers, privés et publics (mécénats, dons, subventions)
Assister l’équipe dans les missions de communication :
- Assistance à la création de contenus et outils de communication, à l’animation des réseaux sociaux et du site internet
- Suivi des listes de diffusion
- Planifier, coordonner la préparation ou préparer directement les événements de communication
