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À propos
Depuis 1990, l'Association CITES CARITAS,( ex ACSC) assure l'accueil, l'hébergement, l'accompagnement et l'insertion de personnes en situation d'exclusion et/ou de handicap. Cités Caritas se compose d'un siège social qui apporte support et conseil à 19 établissements (Cités et branches) sociaux et médico- sociaux, et de petite enfance. Au sein du territoire Sud, la Cité la Madeleine compte à Toulouse, sa métropole et les Hautes- Pyrénées, 30 dispositifs d'hébergements, de logements adaptés, d'accueil alternatif, de petite enfance et d'accompagnement à la parentalité, un CADA et un HUDA et une activité d'AVDL et d'IML, des LHSS. Elle a accueilli en 2023 plus de 2 100 personnes ;
Descriptif du poste
Lieu d'affectation et projet Le poste est affecté sur un site d'hébergement collectif de 3000m² (Quartier jardin des plantes à Toulouse) appartenant à la congrégation des Dominicaines, dont les espaces sont actuellement partagés entre la congrégation, France Horizon et Cités Caritas. Un projet de réhabilitation va être lancé en 2025 dans le cadre d'un nouveau projet social porté par un collectif d'associations.
Mission principale du poste : Sous la responsabilité hiérarchique de la cadre administrative de la cité la Madeleine, et la responsabilité fonctionnelle de la responsable de service de Joly, l'assistante administrative assurera les missions suivantes : Suivi et coordination des prestations techniques : Etre l'interlocuteur privilégié de la Congrégation et des partenaires s'agissant du suivi de la maintenance du site des Dominicaines. En lien avec les équipes sociales, recenser les besoins d'intervention techniques (Travaux, entretien, sécurité). Faire appel aux différents prestataires de services et de maintenance sur le bâtiment, organiser et suivre les interventions. Suivre l'exécution des contrats et les relations fournisseurs (Restauration, maintenance des équipements, ...) Etre support pendant la phase de transition liée au projet de déménagement (inventaire, préparation déménagement, ...) et de réhabilitation. Secrétariat : Assurer l'accueil physique des visiteurs sur le site de Joly. Participer à la veille des entrées/sorties sur site. Tenir le standard téléphonique et assurer la gestion des appels téléphoniques entrants et sortants (réponse aux appels et orientation des interlocuteurs, transmissions des messages, etc.). Suivre les contrats d'assurance, déclarer et suivre les sinistres du site. Suivre, trier et classer les factures. Gérer et réceptionner les commandes. Gérer les stocks. Relever le courrier et le trier. Etre en lien avec la responsable de services et les équipes sociales intervenantes sur site Assurer des tâches ponctuelles de secrétariat à la demande des directions respectives. Temps de travail Les horaires de travail sont répartis du lundi au vendredi de 9h00 à 12h30 La fiche de poste n'est pas exhaustive et peut évoluer en fonction des besoins de service
Profil recherché
Niveau bac +2 souhaité Sens de l'organisation, rigueur, précision et priorisation des tâches Bon relationnel, sens du service et capacité à travailler en équipe et en coopération inter- associative. Obligation de réserve et discrétion professionnelle Capacités rédactionnelles, maîtrise de l'outil informatique (Word, Excel, etc.) Intérêt pour le secteur de l'exclusion et de la précarité S'adapter à la présence de personnes accompagnées sur site/sur leur lieu de vie. Statut : Coefficient selon les dispositions de la CCN de 1951 + ancienneté Poste à pourvoir dès que possible.
