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Breizh ALEC est une association (loi 1901) fondée en 2018 par les ALEC bretonnes (Agence Locales de l’Énergie et du Climat), aujourd’hui au nombre de 8. L’objectif ? Se fédérer au niveau régional, en considérant la pertinence de cet échelon et sa montée en puissance dans la planification de la transition énergétique.
L’ambition est clairement affirmée : faire de la Bretagne une région innovante et exemplaire en matière de transition énergétique et environnementale, résiliente face au changement climatique.
Sous la responsabilité d’un Conseil d’Administration, l’association est composée aujourd’hui d’une équipe de quatorze salarié·es. Son fonctionnement favorise l’esprit de collaboration. Le siège social est à Rennes avec un deuxième pôle à Brest.
Dans le cadre d’une fin de contrat ainsi que d’une réorganisation de l’équipe en cours, Breizh ALEC recherche un·e assistant·e Ressources Humaines et administratif et en CDI.
L’assistant·e RH et administratif et assure le bon fonctionnement administratif, social et RH de la structure, en appui à la direction. Il/elle est garant·e de la fiabilité des données administratives et sociales, du respect des procédures et contribue à la qualité de vie au travail.
Sous la responsabilité de la directrice et en lien avec la directrice adjointe, la chargée de mission comptabilité et les chargé·e·s de projets, afin d’accompagner la gestion de l’association, vous aurez pour principales missions :
Gestion administrative générale
– Rédiger courriers et mails en soutien à la direction dans le respect de charte graphique ;
– Gestion des mails génériques et du courrier ;
– Assurer le bon fonctionnement de la vie courante de bureau : commandes de fournitures, suivi de la gestion des locaux, besoins de mobiliers, etc ;
– Participer à l’organisation des journées d’équipes, réunions institutionnelles et déplacements de l'équipe : location de salle, logistique transport, repas, compte rendu… ;
– Gestion et suivi des contrats, conventions et assurances, réaliser l’archivage papier et numérique des documents,
– Etablir et mettre à jour les procédures administratives en lien avec l’activité ;
– Pour le suivi comptable (en lien avec la chargée de mission comptabilité) :
o Réceptionner, vérifier, classer et archiver les pièces comptables,
o Enregistrer les factures à régler pour virements,
o Etablir et suivre la facturation générale de l’association,
o Participer à la clôture comptable mensuelle et annuelle,
o Traiter les notes de frais professionnels de l’équipe,
o Recharger les cartes ticket-restaurants ;
– Pour l’activité formation (en lien avec la responsable formation) dans le respect de la démarche qualité :
o Réserver les salles, repas et assurer le soutien logistique à la réalisation des formations,
o Etablissement des conventions et des devis
o Suivre la facturation, enregistrement des acomptes,
o Traitement des absences et présences pour l’établissement des certificats de réalisation et d’attestation de fin de formation
o Relancer les questionnaires de positionnement, de connaissances et les enquêtes de satisfaction
o Assurer le classement des dossiers en vue des contrôles (tous les 18 mois).
o Participation à la mise en place d’un ERP : module de gestion pour la formation
Gestion des Ressources humaines (administration du personnel)
– Gérer administrativement le personnel :
o Suivi des entrées, sorties, mises à jour
o Rédaction des contrats de travail, avenants, attestations, courriers RH
o Suivi des temps de travail, congés, absences, arrêt maladie,
o Établissement, transmission au cabinet comptable et vérification des variables de paies mensuellement et vérification des bulletins de paie,
o Suivi affiliation mutuelle et prévoyance,
o Suivi RDV médecine du travail ;
o Contribution au respect des obligations sociales (déclarations, affichages…)
– Soutenir administrativement la réalisation des recrutements :
o Rédaction et publication d’annonce,
o Suivi de candidature,
o Convocations,
o Intégration,
– Suivre la mise en oeuvre administrative du plan de formation annuel :
o Inscription aux formations,
o Lien avec l’OPCO,
o Demande de prise en charge
o Suivi des dossiers ;
– Préparer la trame des entretiens annuels de l’équipe ;
– En lien avec la direction, suivre et mettre à jour les documents RH officiels :
o DUERP,
o Règlement intérieur,
o Accord entreprise,
o Grille interne des salaires.
– Appui à la mise en oeuvre des politiques internes :
o Télétravail
o Temps de travail
o Egalité professionnelle
o Qualité de vie et conditions de travail
o Interface de 1er niveau pour les questions RH des salarié·es
– Appui transversal à la direction :
o Production de tableaux de suivi RH (effectifs, absences, ancienneté)
o Contribution à la préparation des instances (CSE, )
Projet ERP
– Participer au choix et à la mise en place de la solution ERP (recueil des besoins RH, cahier des charges),
– Paramétrer les modules RH et effectuer les tests nécessaires,
– Former accompagner les utilisateur·ices,
