Tout savoir sur le métier de consultant RSE
Asmae est une association loi 1901 indépendante et laïque (non confessionnelle), reconnue d’utilité publique. Elle a été créée en 1980 par Sœur Emmanuelle pour apporter protection et éducation aux enfants les plus vulnérables dans le monde. Présente dans 8 pays : Égypte, Liban, Inde, Philippines, Madagascar, Burkina Faso, Côte d’Ivoire et France, Asmae y soutient les acteurs locaux tout en agissant également à l’échelle institutionnelle.
Asmae offre à celles et ceux qui la rejoignent une expérience dense et enrichissante. Œuvrer pour le développement des enfants et des jeunes, donner du sens à son travail, équilibrer sa vie professionnelle et sa vie privée… : en nous rejoignant, vous partagerez notre vision, nos valeurs et notre engagement, et développerez vos compétences.
LA MISSION
Dans le cadre de la stratégie d’Asmae - Association sœur Emmanuelle et dans le respect de ses principes d’intervention et valeurs, sous la responsabilité hiérarchique du.de la Responsable administratif et financier, en lien fonctionnel étroit avec le.la directeur.trice et le pôle Action internationale (AI), en étroite collaboration avec les équipes basées dans les pays d’intervention et le service Finances siège, le/la controleur.euse financier des opérations internationales a les missions principales suivantes :
- Assurer la gestion administrative et financière des programmes durant tout le cycle de projet, du montage financier jusqu’à la clôture définitive, dans le respect des réglementations bailleurs ;
- Contribuer à la mise en œuvre de la stratégie et à la qualité des programmes d’Asmae par l’apport d’une expertise administrative et financière solide ;
- Piloter et optimiser les ressources des projets ; garantir la fiabilité du montage financier des projets et la mise en œuvre d’un cadre de gestion adéquat ;
- Gérer et accompagner les équipes opérationnelles dans l’élaboration et le pilotage administratif et financier de leurs projets ;
- Participer à la gestion financière de l’association.
LE POSTE
1. Réaliser le contrôle de gestion des programmes terrain et budgets des missions (35%)
- Définir et suivre les indicateurs financiers clés des projets et activités terrain ;
- Piloter et animer la construction du budget annuel et la révision budgétaire à mi-année des missions avec les RAF terrain ;
- Contrôler le suivi budgétaire mensuel des projets, à partir des données comptables validées par le service administratif et financier, et piloter l’analyse en lien avec les équipes projet ;
- Contrôler l’éligibilité des dépenses des programmes faites sur le terrain, en s’appuyant sur les processus de contrôle nécessaires ;
- Valider et optimiser les affectations analytiques mensuelles ;
- Faire les demandes de changement d’affectation analytique ;
- Identifier, analyser et piloter les risques et changements financiers, les risques de couverture de projet, et tout ce qui dans les politiques ressources humaines peut avoir un impact budgétaire terrain (ex. revue salariale annuelle) ;
- Effectuer la consolidation budgétaire des budgets terrain ;
- Créer et améliorer les outils et procédures terrain ;
- Contrôler la conformité et la sécurité des finances terrain (ex. cash management) ;
- Renforcer le contrôle de gestion des terrains en évaluant le dispositif en place, en formulant et mettant en œuvre des recommandations opérationnelles, ainsi qu’en formalisant et capitalisant sur les bonnes pratiques existantes.
2. Assurer la gestion administrative et financière des programmes durant tout le cycle de projet, du montage financier jusqu’à la clôture, dans le respect des réglementations bailleurs (30%)
- Collaborer à la formalisation et au dépôt des demandes de subvention, en particulier valider et piloter le montage financier et du dossier administratif ; participer aux négociations sur les aspects budgétaires lorsque nécessaire (notamment en cas de projet multi-pays, ou de consortium) ;
- Elaborer les plans de financement pour chacun des projets, en collaboration avec les services du pôle AI et l’équipe en charge des partenariats privés ;
- Identifier et suivre l’évolution du risque de financement des projets : piloter le prévisionnel pluriannuel ; gérer la présentation des montages financiers et des risques associés au Codir et au Bureau / au CA le cas échéant lors des demandes de validation de nouveaux projets, notamment en termes de rentabilité, de couverture des coûts projet et d’effort de co-financement ;
- S’assurer du respect des procédures internes et des règlementations bailleurs dans la gestion des contrats de financement dès le montage des projets ; en assurer la mise à jour en fonction des besoins et de l’évolution des exigences bailleurs ;
- Contrôler / valider les rapports financiers avant la soumission aux bailleurs, y compris la partie co-financée par des bailleurs privés ;
- Assurer la gestion administrative des contrats de financement (signature des conventions de financement, demandes d’avenants, etc.) ;
- Contribuer activement à la préparation et à l’animation des comités de pilotage des projets financés par des bailleurs institutionnels ;
- Suivre le calendrier des échéances de versement et faire les actions de relance appropriées ;
- Coordonner la préparation des audits et valider les réponses formulées lors des audits ;
- Planifier et suivre les recommandations bailleurs et audits en lien avec le service administratif et financier.
3. Être la personne référente sur les normes, règlementations et mécanismes des bailleurs publics et privés (15%)
- Assurer une veille et alerter sur l’évolution des procédures, réglementations et formats des bailleurs publics, produire et mettre à jour des fiches bailleurs ;
- Contrôler la bonne application des règlementations bailleurs par les équipes basées au siège et sur le terrain et contribuer à leur montée en compétences ;
- Représenter Asmae dans les groupes de travail inter-ONG et les réunions avec des bailleurs publics ;
- Capitaliser : rendre l’information disponible et diffuser la connaissance en interne ((PPIE, formations, etc.), formaliser les enseignements des expériences passées et les bonnes pratiques en matière de gestion financière et budgétaire pour le montage et la gestion des futurs projets;
- Gérer la conformité aux exigences des bailleurs en lien avec la lutte contre la corruption et le terrorisme, notamment la gestion du logiciel de criblage et le suivi des criblages effectués.
4. Superviser la gestion de la trésorerie et réaliser les contrôles comptables analytiques (15%)
- Participer aux arrêtés semestriels et clôture annuelle en validant la partie analytique ;
- Déterminer et suivre les fonds dédiés des projets liés aux conventions et contrats de financement ;
- S’assurer que les flux de trésorerie terrain sont en conformité avec les procédures Asmae ;
- S’assurer que les procédures de gestion des liquidités (caisses, responsabilités, flux) sont en place et intègrent les risques recensés ;
- Contrôler les demandes de trésorerie des missions et s’assurer qu’elles sont en lien avec un plan d’activités.
5. Être la référence opérationnelle des équipes finances terrain et encadrer l’équipe contrôle de gestion
- Appuyer les responsables RH et pays dans le recrutement, la formation (briefing/induction, nouveautés bailleurs, etc.), le suivi et la coordination des CAF / RAF pays ;
- Assurer des missions d’appui finance lors des déplacements dans les pays si besoin ;
- Organiser les workshops / formations finances terrain ;
- Recruter, former et encadrer le(s) bénévole(s) et éventuel.le assistant.e contrôle financier.
D’autres activités complémentaires pourront être intégrées, à condition qu’elles soient en lien direct avec le contrôle financier de l’action internationale.
