Depuis plus de 40 ans, l’afa, association d’utilité publique nationale, soutient les malades et la recherche médicale contre les maladies inflammatoires chroniques de l’intestin, maladie de Crohn et rectocolite hémorragique.
L’afa recrute une personne en CDI à temps plein un(e) assistant(e) administratif(ve) / Office Manager
Missions principales
L’assistant(e) administratif(ve) / Office Manager assure le bon fonctionnement administratif, logistique et organisationnel de l’association. Il/elle agit en support transversal auprès des différents pôles (direction, communication, accompagnement et vie associative) et contribue à la fluidité des activités internes et externes.
Gestion administrative, comptable et base de données
• Saisie et mise à jour des données adhérents dans Salesforce
• Enregistrement des paiements (chèques, virements) dans la base de données
• Suivi administratif des adhésions et des règlements
• Appui à la préparation des éléments comptables (classement, rapprochements simples,
transmission au cabinet comptable ou au service concerné)
• Suivi et fiabilisation des données administratives (qualité des informations, mise à jour
régulière)
Support logistique et organisation des activités AFA
• Organisation et coordination des séjours et événements associatifs (réservations, planning,
prestataires, suivi logistique)
• Organisation des formations à destination des bénévoles (réservation de salles, convocations,
suivi des inscriptions, feuilles de présence)
• Coordination logistique des interventions de diététiciens et intervenants extérieurs (planning,
contrats, déplacements)
• Gestion des besoins matériels liés aux événements (supports, documents, accueil, logistique
sur site)
• Appui à la préparation et au bon déroulement des actions sur le terrain
• Référent de l’organisation du Siège : Classements divers, suivi des stocks et distributions des
brochures, suivi des fournisseurs du Siège ...
Fonction support auprès des pôles
• Appui administratif à la direction (courriers, organisation de réunions, suivi de dossiers)
• Support au pôle communication (logistique des campagnes, préparation de contenus simples,
coordination interne)
• Support au pôle accompagnement (gestion administrative des ateliers, suivi des dossiers)
• Support au pôle vie associative (événements, bénévoles, coordination des actions locales)
• Contribution à la circulation fluide de l’information entre les équipes
Orientation et relation avec le public
• Accueil et orientation des personnes vers les ressources de l’AFA
• Réponse aux demandes de premier niveau (informations générales, orientation vers les bons
interlocuteurs)
• Transmission des demandes aux bons pôles internes
• Contribution à la qualité de l’accueil et de l’expérience des bénéficiaires et adhérents
