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L’ADSF, association humanitaire recherche : Un (e) Assistant(e) de direction / CDD – Paris
MISSION
Sous la supervision de la directrice générale et en lien étroit avec l’équipe administrative de l’association, vous assurez la gestion administrative de l’association, vous participez au bon fonctionnement de l’association et à l’organisation de ses activités.
Au sein de l’équipe administrative de l’ADSF, vous êtes particulièrement en charge :
1. Du secrétariat général de l’association
- Assurer la gestion du courrier (départ et arrivée)
- Gérer, filtrer les appels téléphoniques, transmettre les messages
- Assurer l'accueil physique des visiteurs et bénéficiaires
- Prendre des notes, élaborer des comptes rendus et mettre en forme tout type de courriers et documents,
- Préparer et organiser les réunions
- Gérer les stocks de consommables (fournitures administratives, produits d’hygiène et alimentation)
- Gérer l’adresse mail « [cliquez sur candidater pour accéder aux informations] »
- Assurer le lien avec les prestataires externe (informatique, copieurs…)
2. De la gestion administrative de l’association
- Coordonner la gestion des dossiers administratifs loi 1901 (déclaration en Préfecture, demandes d’exonération de TVA, formalités administratives obligatoires, dépôts sur les plateformes associées, etc.)
- Coordonner et suivre la gestion des contrats et relations avec les prestataires et fournisseurs du siège (assurances, téléphonies, Internet, loyers, chèques de service, etc.)
- Assurer une veille tarifaire comparatives entre les différents fournisseurs et prestataires
- Réceptionner les factures et transmission conformément à la procédure dématérialisée en cours avec le prestataire externe (AGS – plateforme Yooz)
- Superviser la gestion de la flotte de véhicules (en lien avec le logisticien)
- Veiller à la bonne organisation et à l’utilisation du serveur informatique (en lien avec prestataire externe)
3. De l’organisation de la vie associative :
- Préparer et organiser les réunions du conseil d’administration et l’Assemblée générale de l’association
- Suivre et gérer les adhésions/cotisations/Dons
- Préparer et garantir l’envoi des reçus fiscaux
- Mettre à jour les outils de suivi des adhérents, des dons (nature ou numéraires) et des reçus fiscaux
4. Du classement et de l’archivage
- Structurer le classement quotidien et le versement aux archives aussi bien papier que numérique dans le respect du protocole d’archivage mis en place
- Assurer le traitement, la sécurisation et l’archivage (papier et numérique) : Du courrier, Des dossiers du personnel,Des contrats de prestataires, fournisseurs, partenaires, etc. De toutes les pièces comptables
- Élaborer et mettre à jour les outils de suivis nécessaires au suivi et à la gestion administrative de l’association
5. De la collecte de dons
- Organiser en appui avec la chargée de communication et de la collecte de fonds, les aspects pratiques des collectes de dons (plannings, organisation matérielle et humaine)
- Préparer avec la chargée des bénévoles et le logisticien les dépôts et enlèvements de collectes
- Suivre l’état des stocks (avec niveaux d’alerte), pour le déploiement de collectes selon les besoins (avec logisticien)
