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MISSION Assurer – en articulation avec la directrice – les missions de gestion administrative, de comptabilité, de communication, de gestion et suivi des ventes des outils ludo pédagogiques de l’ADIJ 22
Mission 1 : Gestion comptable
Gestion quotidienne de la trésorerie : Suivre les entrées et sorties financières sur les comptes bancaires. Émettre les paiements des factures fournisseurs (vérification, mise en paiement, classement). Enregistrer les encaissements (subventions, cotisations, ventes, remboursements...). Réaliser des remises de chèques si nécessaire. Tenir à jour un état de trésorerie prévisionnel et actualisé régulièrement.Réaliser les paiements.
Comptabilité : Saisir les écritures comptables (achats, ventes, banques, opérations diverses) sur le logiciel comptable . Ventiler les écritures par projets, activités ou actions pour assurer la comptabilité analytique.Classer et archiver tous les justificatifs comptables selon une logique et une traçabilité rigoureuses (factures, notes de frais, pièces bancaires, contrats...). Gérer la refacturation des outils de gestion communes aux associations de la Maison Des Assos. Préparer les écritures de fin d’année.
Suivi budgétaire et analytique : Ventiler toutes les dépenses et recettes selon les axes analytiques définis (par projet, financeur, action, etc.),Tenir à jour les tableaux de suivi budgétaire interne par projet/subvention. Comparer dépenses engagées vs budget prévu, et alerter en cas d'écarts significatifs. Préparer les situations intermédiaires à destination de la direction (reportings), budgets prévisionnels.
Relation avec l’expert-comptable : Préparer tous les éléments nécessaires à la clôture annuelle : balances, grands livres, relevés bancaires, factures, contrats. Collaborer pour préparer le bilan annuel, la liasse fiscale, et les comptes de résultats. Être le point d’appui pour toute demande complémentaire de l’expert.
Veille et respect des obligations légales : Suivre les échéances fiscales et sociales. S’assurer du respect des règles de conservation des pièces comptables. - Mise à jour ou création d'outils de pilotage budgétaire (tableaux de bord financiers)
Mission 2 Activités vente et service après-vente des outils ludo-pédagogiques
- Réception des bons de commande, devis et factures concernant les outils pédagogiques et relations avec les clients ; préparation des envois et expédition des colis. le suivi budgétaire et comptable. Suivi des problèmes et SAV.
- Tenir à jour l’inventaire des outils disponibles, identifier et anticiper les besoins de réassort plusieurs mois à l'avance pour anticiper les ruptures. Maintenir la boîte mail spécifique dédiée aux outils organisée (mails traités, classés, archivés). Actualiser les tableaux de bord prévus pour le suivi du stock, des commandes. Mettre à jour la base de données clients et la cartographie.
Mission 3: Assurer la gestion administrative et le secrétariat de l’ADIJ 22 :
Gestion de l’accueil
- Gestion des appels téléphoniques : Réceptionner tous les appels entrants, Identifier le besoin, traiter, orienter, Filtrer , transférer les appels
- Gestion de la boîte mail "accueil" : Trier les mails, Répondre directement aux mails de premier niveau , Faire suivre les mails aux salariés compétents selon leur périmètre de responsabilité, Assurer un suivi des réponses et relancer si nécessaire, Maintenir une boîte mail organisée (archivage, classement, suppression des mails obsolètes).Alerter l'équipe salariée en cas de sollicitations sensibles (partenaires institutionnels, financeurs, presse.
- Tâches administratives associées à l’accueil : Mettre à jour les procédures d’accueil. Tenir à jour les listes de contacts internes et externes. Mettre à jour les messages d’absence, réseaux sociaux, documents administratifs du site web, Participer à l'amélioration continue de l’accueil (proposer des améliorations si dysfonctionnements repérés). Ponctuellement, participer à des réunions sur le département, réaliser des comptes rendus
Secrétariat
- Gestion administrative courante : Rédiger, mettre en forme et corriger comptes-rendus AG. Assurer le classement et l’archivage physique et numérique des documents. Tenir à jour les bases de données administratives (contacts, membres, partenaires, prestataires…).Gestion du courrier . Rédiger et expédier les courriers sortants .
- Traitement des demandes internes : Répondre aux sollicitations des salariés pour des besoins administratifs , Réaliser les commandes de fournitures administratives et suivre leur réception.
RH
Transmission au gestionnaire de paie des éléments de paie. Déclarer et gérer les arrêts maladies. Suivi des règlements des cotisations sociales, veille et remontées sur l’évolution de la convention collective ÉCLAT
