Ta principale mission sera de soutenir l'activité du dirigeant de l’entreprise et de façon générale son équipe de direction. Outre la prise en charge de son assistanat, notamment la gestion de son agenda et de son organisation générale (avec les équipes internes comme avec les parties prenantes externes), tu assureras auprès de lui, le suivi de la gestion des ressources humaines et coordonnera la gestion comptable et financière en lien avec les différents départements et les prestataires de conseils de l'entreprise, notamment le cabinet d'expertise comptable, les juristes, le conseil en RH et les agences de communication, qui apportent leurs expertises respectives pour assister l'entreprises dans ses différentes activités. Tu auras également la charge du suivi de l’organisation et du fonctionnement du Comité de Direction (notamment la rédaction des minutes).
Polyvalent.e dans ton parcours de formation et dans tes expériences, tu assureras les différentes missions suivantes :
Assistanat de Direction :
- Assurer la gestion de l'agenda, de l'organisation générale et des déplacements du Président, en veillant à optimiser son temps et ses priorités ;
- Contribuer à la préparation de réunions animées par le Président : notamment dans la collecte de documents, l’élaboration des supports de présentation et la logistique ;
- Gérer l'organisation, et le suivi du Comité de Direction et du Conseil d’administration, incluant la rédaction des comptes-rendus et autres procès-verbaux ;
- Participer à la mise en place et à l'amélioration des procédures internes ;
- Garantir la fluidité de la communication et la circulation de l'information entre la direction, les managers et les équipes, dans les deux sens ;
- Assurer le suivi des relations institutionnelles de l’Employeur avec les pouvoirs publics et les instances internationales;
- Contribuer à la rédaction et à la mise en forme des courriers extérieur du Président et de la direction et en assurer le suivi ;
- Suivre l'élaboration et la mise à jour des contrats clients, fournisseurs, partenaires et autres protocoles d'accord concle entre l’Employeur et ses parties prenantes
Coordination administrative, comptable et financière
- Coordonner et contribuer à la gestion administrative et financière en lien étroit avec la gestionnaire comptable interne et le cabinet d'expertise comptable, en s'assurant du bon déroulement des opérations courantes ;
- Assurer le suivi et la mise à jour des dossiers administratifs et réglementaires de l'entreprise ;
- Mettre en place et optimiser les systèmes de classement et d'archivage des documents de la société ;
- Superviser le suivi de la trésorerie et alerter le Président de toute situation nécessitant une décision ou une attention particulière ; en lien étroit avec la gestionnaire comptable interne et le cabinet d'expertise comptable
- Contribuer au suivi budgétaire en lien avec le Président et l'expert-comptable, et participer à la préparation des éléments nécessaires aux arrêtés de comptes en lien avec la gestionnaire comptable.
Gestion des Ressources Humaines et de la contribution au développement social
- Assurer l’administration du personnel : incluant le suivi des contrats de travail, la préparation des éléments variables de paie et la supervision de la gestion des congés (annuels, RTT, absences, etc.) en lien avec les conseils RH externes ;
- Coordonner les processus d'embauche ou autres plans de recrutement et l'intégration des nouveaux collaborateurs, en lien avec les prestataires spécialisés et selon les orientations stratégiques définies par le Président ;
- Contribuer au développement et l’épanouissement des employés : incluant l’ organisation et le suivi des cycles d'entretiens annuels ainsi que les parcours d'évolution des salariés, en lien avec l’encadrement de l’Employeur ;
- Jouer un rôle d'écoute et de relais humain entre les collaborateurs et la direction, en contribuant à maintenir un climat de travail serein et constructif, et en alertant le Président et son équipe de management de toute situation nécessitant son attention ;
- Planifier et coordonner les moments forts de la vie de l'entreprise (séminaires annuels, événements thématiques, cohésion d'équipe) ;
- Contribuer à la mise en œuvre et au suivi du projet de l'Employeur d'évolution de son statut vers une société à mission, en lien avec le conseil juridique compétent.
Communication corporate et des relations extérieures
- Coordonner en lien avec le Président et les Conseils en la matière de l’Employeur, la communication institutionnelle interne et externe de l'entreprise ;
- Assurer l'interface avec les agences de communication et de presse pour les événements majeurs et les relations publiques ;
En fonction de tes compétences et des besoins de l’entreprise, tu pourras être amené·e à réaliser d’autres tâches connexes et être impliqué dans différentes missions de support à la direction et l'administration générale de la société.
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