Entrepreneurship in the territories: is it the right time?
Chez Voltalia, nous sommes passionnés par les énergies renouvelables! Nous sommes producteur d'électricité à travers l'éolien, le solaire, l'hydroélectricité, la biomasse et le stockage et également fournisseur de services pour des clients tiers tels que le Développement, EPC, O&M et la Distribution. Aujourd'hui, nous sommes dans 20 pays, répartis sur 4 continents, et offrant une capacité opérationnelle globale à nos clients. Nous sommes cotés sur le marché Euronext à Paris depuis juillet 2014.
Sous l’autorité hiérarchique directe de la Direction Generale, l’Assistante Administrative Exécutive assure la gestion administrative, l’organisation des activités du Comité de Direction (CODIR) et contribue à l’efficacité de la coordination entre les différents services.
1. Soutien au CODIR et coordination des réunions
- Gérer l’agenda du CODIR en optimisant le planning et en priorisant les réunions stratégiques.
- Organiser les réunions du CODIR (préparation des dossiers, constitution des ordres du jour, logistique).
- Rédiger les procès-verbaux et comptes rendus des réunions en veillant à la précision des décisions et plans d’action.
- Assurer la consolidation et la transmission des dossiers stratégiques à destination du CODIR ou Comex, ou de certaines Directions.
- Agir comme point focal pour la communication entre le DG et/ou les membres du CODIR et les parties prenantes internes et externes.
2. Gestion administrative et organisationnelle du DG & CODIR
- Filtrer et gérer les appels téléphoniques du DG, courriers, et emails, en hiérarchisant les urgences.
- Gérer les agendas partagés, anticiper les besoins de planification, et organiser les rendez-vous.
- Préparer et coordonner les déplacements professionnels (réservations, logistique, notes de frais).
- Superviser les commandes de fournitures, le suivi des factures, et le respect des budgets alloués.
3. Gestion organisationnelle des Conseils d’Administration :
- Organiser la logistique des CA et des comités audit/Comrem (réservation de salles, des repas, gérer les déplacements des administrateurs qui en ont besoin).
4. Gestion de l’information et optimisation des processus :
- Veiller au respect des délais pour la remontée d’informations stratégiques auprès de la direction.
- Faciliter l’obtention des signatures du DG et des membres du CODIR pour le corporate & les contrats.
- Concevoir et déployer des outils de suivi (tableaux de bord, organigrammes, plateformes collaboratives) en support du CODIR et pour améliorer la circulation de l’information.
- Maintenir la confidentialité des informations sensibles et stratégiques.
5. Appui opérationnel et transversal :
- Faciliter l’intégration des nouveaux embauchés au sein du service ou du CODIR.
- Prendre en charge l’organisation d’événements internes (réunions d’équipe, séminaires, ateliers).
- Assurer la gestion et le suivi des dossiers transversaux confiés par la direction, dans le respect des délais impartis.
- Identifier et proposer des améliorations des processus administratifs pour optimiser l’efficacité du service.
