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Executive Assistant - HR Management (ref. IMEV-2-RE26) (M/F) - 06 - Villefranche-sur-Mer

Short-term contract
Localisation 06 - Villefranche-sur-Mer, France
No experience required
Posted on 02-18-2025
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SORBONNE UNIVERSITE

Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire de recherche créée au 1er janvier 2018 par regroupement des universités Paris-Sorbonne et UPMC. Déployant ses formations auprès de 55 300 étudiants dont 4 400 doctorants et 10 200 étudiants étrangers, elle emploie 6 700 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 675 M?.

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  • > 2000 employees
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L'Institut de la Mer de Villefranche (IMEV - ex-Observatoire Océanologique de Villefranche-sur-Mer) est une composante de Sorbonne Université qui a pour mission la recherche, la dissémination des connaissances, la formation académique et l'observation. Les thématiques de recherche qui y sont conduites recouvrent l'océanographie, dans ses divers aspects biologiques, chimiques et physiques, ainsi que la biologie cellulaire et du développement.

Ce poste est à pourvoir au sein de la faculté des sciences et ingénierie - http://sciences.sorbonne-universite.fr

Localisation : IMEV - 181 Chem. du Lazaret, 06230 Villefranche-sur-Mer

Fonctions : Assistant-e de Direction - Gestion RH Emploi-type : (Referens) J4C42 - Technicien-ne en gestion administrative Catégorie : B Corps : TECH BAP : J Poste ouvert aux titulaires et contractuels (CDD de 3 ans)

Mission : L'agent assurera, pour la moitié de son temps, la fonction de secrétaire de direction. Il (elle) réalisera également diverses activités administratives, en soutien au pôle Ressources Humaines (RH) de la structure.

Activités principales :

Dans sa fonction de secrétaire de direction :

  • Assurer la circulation de l'information, communiquer avec les services de la structure et les partenaires extérieurs
  • Informer et accompagner dans leurs démarches les interlocuteurs de la structure
  • Coordonner les aspects logistiques de la structure (organisation d'événements, achat de matériel de bureau, ...)

Dans sa fonction de technicien-ne polyvalent-e en gestion administrative :

  • Participer à l'instruction de dossiers en vérifiant la conformité réglementaire
  • Utiliser les outils de gestion administrative nécessaires au fonctionnement de la structure

Dans le domaine de la gestion RH, en appui à la responsable du pôle RH :

  • Instruire les dossiers techniques, courants, de gestion de personnel
  • Alimenter et actualiser les bases de données - Informer les agents sur leur situation administrative
  • Produire des tableaux de bord et en assurer le suivi.

Conduite de projets : Non Encadrement : Non

Profile

Compétences:

  • Gestion administrative du courrier
  • Planification des tâches et gestion des priorités
  • Assurer la gestion administrative et financière d'une activité
  • Assurer un accueil téléphonique
  • Langue anglaise : B1
  • Droit public
  • Techniques d'élaboration de documents
  • Droit des contrats
  • Connaissances budgétaires générales
  • Finances publiques
  • Techniques de communication
  • Connaissance générale des ressources humaines
  • Communiquer et faire preuve de pédagogie
  • Mettre en oeuvre des procédures et des règles

Expérience: Débutant accepté

Qualites Professionnelles:

  • Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
  • Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
  • Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
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