Entrepreneurship in the territories: is it the right time?
Médecins Sans Frontières, association médicale humanitaire internationale créée en 1971, apporte une assistance médicale à des populations aux prises avec des crises menaçant leur survie, principalement en cas de conflits armés, mais aussi d’épidémies, de catastrophes naturelles ou encore d’exclusion des soins.
La section française de MSF est présente dans une trentaine de pays.
Dans ce contexte, Le Crash recherche un·e Flying - Records Management - MIO.
Mission
Intégré·e au sein de notre Direction des Systèmes d'Information, vous êtes le référent records management et politique d’archivage pour les pays d’intervention de MSF (Mission). Vous êtes responsable de la mise en place des espaces collaboratifs des missions, de l’implémentation de la politique records management de MSF France et de la formation des équipes locales sur les outils Office365 et la politique documentaire.
Vous travaillez sous la responsabilité hiérarchique du responsable du service gestion de l’information.
Vous effectuez plusieurs visites terrain (60% de votre temps), la durée des vites pouvant aller de 3 à 6 semaines.
Principales missions et responsabilités :
Mise en place des solutions :
- Analyser au préalable les besoins et les process des équipes métiers pour adapter les standards en fonction du contexte du pays en termes d’arborescence et de gestions des droits ;
- Analyser les outils de gestion documentaire existants (MyMSF, serveurs locaux) ;
- Mettre en place et adapter les espaces de communication et de partage : sites sharepoint / bibliothèques / arborescences, gestion des groupes de sécurité et mise en place des métadonnées en collaboration avec les équipes locales.
Accompagnement / Formation :
- Animer les sessions de formation du staff et ainsi valider la bonne compréhension de l’usage des outils, les bonnes pratiques et la politique documentaire / archivage des métiers ;
- Accompagner les utilisateurs dans le cadre de la conduite du changement (adoption des usages et politiques) ;
- Identifier les besoins d’accompagnement plus poussée en fonction des niveaux pour les utilisateurs qui en font la demande sur la partie outil (migration, navigation, besoin plus poussée collaboratif) et politique documentaire (bonnes pratiques documentaires, archivage..) ;
- Coordoonner la rationalisation de l’existant ;
- Identifier un point focal et le former pour qu’il puisse former les nouveaux collaborateurs sur la politique documentaire ;
- Mettre en place un suivi des équipes et du point focal (reporting, support post-déploiement).
Contribuer à l’amélioration des espaces de travail et des formations
- Remonter les anomalies et les suivre dans l’outil de ticketing ;
- Participer à la formalisation des demandes d’évolution ;
- Centraliser les retours des utilisateurs sur le support, la stratégie et la durée de la formation ;
- Contribuer à l’amélioration des supports de formation (tutos, vidéos, e-learnings) ;
- Proposer des améliorations sur la base des retours.
Contribuer au développement de la transversalité :
- Partager les informations et les connaissances, développer la capacité à travailler avec les autres services ou départements dans le cadre de la gestion de projets transverses ;
- Dans le cadre du partage des bonnes pratiques, développer le travail avec ses homologues des autres sections de MSF.
