Foundation Department Assistant (M/F) - Paris, France

Médecins sans Frontières France

💡 SSE organization

Short-term contract

Paris, France

Health

Occasional remote authorized

41100 - 41200€ gross (Annual)

From 1 to 3 yrs of exp.

Posted on 06-01-2026

Start: July 2026

> End: March 2027

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Description of the mission

Médecins Sans Frontières, association médicale humanitaire internationale créée en 1971, apporte une assistance médicale à des populations dont la vie est menacée : principalement en cas de conflits armés, mais aussi d'épidémies, de pandémies, de catastrophes naturelles ou encore d'exclusion des soins.

Sous la responsabilité du Responsable des ressources, l’assistant.e de département a pour mission de garantir la réalisation des activités administratives et la gestion de l’information au sein de La Fondation, en lien avec les autres départements support de MSF et contribue activement à la cohésion et à l’efficacité collective — en lien étroit avec l’ensemble des départements.

Principales responsabilités

Gouvernance :

Assister dans la préparation des réunions du Conseil d’administration et du Bureau de La Fondation : s’assurer du suivi des échéances et des livrables.
Assister dans la gestion administrative de la fondation abritée et des mandats des administrateurs.
Conservation des dossiers de gouvernance.

Communication et transversalité :

Assurer la diffusion d’informations relatives aux réunions internes (planification et comptes rendus) et joue un rôle de facilitateur/trice entre les départements.

Comptabilité :

Réaliser le suivi de la facturation et des notes de frais avec la comptabilité siège.
S’assurer de la correcte affectation des factures et des salaires.
Assister au suivi des refacturations siège et terrain.
Ressources humaines Assurer le suivi des contrats de travail et des conventions de stage siège et
internationaux de La Fondation en lien avec le département RH.
Assister au processus de recrutement.
Assurer le onboarding logistique des nouveaux salariés.

Déplacements :

Assister à l’organisation des déplacements des équipes en s’assurant du respect des normes sécuritaires et sanitaires de MSF.

Achats et approvisionnement :

Réaliser les demandes d’achat sur le logiciel Si Finances pour l’ensemble des projets (hors Crash et Antibiogo) et assurer si besoin leur acheminement sur les terrains en collaboration avec le département Achat de MSF et/ou MSF Logistique et gère les stocks de fournitures et équipements nécessaires à l’activité.
Assurer la gestion des stocks de fourniture et équipements nécessaires à l’activité.

Profile

Formation :

Niveau Bac+3 minimum (domaine du secrétariat, de l'assistanat, de la gestion de PME, ou tout autre domaine utile au poste).

Expériences :

Minimum 2 ans d’expérience professionnelle dans un poste de gestion administrative préalable requis
Une expérience professionnelle en tant qu’assistant.e ou attaché.e de direction est un atout

Compétences :

Maitrise des outils Microsoft 365 (pack Office)
Une connaissance Microsoft Teams, Sharepoint, PowerBI, Adobe Creative Suite sont un atout

Langues :

Français avancé (C1 min) et Anglais courant (B2 min)

Aptitudes :

Vous avez un intérêt pour les enjeux médicaux humanitaires.
Vous êtes flexible et avez l’esprit curieux.
Vous êtes doté(e) de sens de l’organisation et de la planification.
Vous êtes rigoureux(se) et autonome.
Vous avez un esprit de synthèse.
Vous êtes réactif(ve) face aux problèmes, pragmatique et à la recherche de solutions.
Vous avez des qualités relationnelles et rédactionnelles.
Vous avez le sens de la discrétion et de la confidentialité.

Médecins sans Frontières France

Médecins Sans Frontières, association médicale humanitaire internationale, apporte une assistance médicale à des populations dont la vie est menacée.

💡 SSE organization

This structure is based on a principle of solidarity and social utility: its management is democratic and participative, and its profit-making potential is limited. It may be an association, cooperative, foundation, mutual or ESUS company.

Website
Nonprofit organization
Between 250 and 2000 employees
Health

Médecins sans Frontières France did not yet communicate its impact measurement.

This structure did not communicate to us the labels or certifications that it was able to obtain.

Médecins sans Frontières France

Médecins Sans Frontières, association médicale humanitaire internationale, apporte une assistance médicale à des populations dont la vie est menacée.

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Nonprofit organization
Between 250 and 2000 employees
Health

Médecins sans Frontières France did not yet communicate its impact measurement.

This structure did not communicate to us the labels or certifications that it was able to obtain.

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