L’institut IDEAS a pour mission l’éducation aux bonnes pratiques associatives et philanthropiques. Nous accompagnons les associations, fondations et ONG pour optimiser leur fonctionnement et leurs pratiques. Nous travaillons pour ceux qui agissent en faveur de l’intérêt général (solidarité, humanitaire, environnement, éducation, etc...).
Nous mettons à leur disposition des outils et dispositifs pour améliorer l’efficacité de leur organisation. Ils s’appuient sur un référentiel de 90 bonnes pratiques en gouvernance, gestion, pilotage et évaluation. Différentes solutions sont proposées : un autodiagnostic en ligne, le Guide IDEAS, la web série « Témoins engagés » ainsi qu’un accompagnement global jusqu’au Label IDEAS. 101 associations, fondations et fonds de dotation ont obtenu le Label IDEAS (liste sur notre site).
D’autre part, IDEAS développe une activité de support auprès des mécènes ou de leurs conseillers afin d’éclairer leur démarche philanthropique.
Site web : https://ideas.asso.fr/
Cela vous motive de p_articiper à une cause solidaire ? Rejoignez notre équipe à taille humaine, composée actuellement de 6 permanents. Vous rencontrerez et travaillerez en collaboration avec les membres du bureau (Présidente, Trésorier...), près de 200 bénévoles, les experts des comités de l’institut...une expérience humaine et professionnelle riche et diversifiée !_
Rattachement : Déléguée Générale
Auprès de la Déléguée Générale, l’Office Manager a la charge de la gestion administrative, financière et des ressources humaines de l’association.
Description de la mission
Les responsabilités du poste sont variées et couvrent les champs suivants :
1. Administratif
Administration de la vie associative
- Appui à l’organisation et à la gestion des réunions du Conseil d’Administration, de l’Assemblée Générale et des Comités de l’Institut
- Suivi et mise en conformité des obligations juridiques de l’association
- Suivi et mise à jour des calendriers de l’association
- Rédaction et traitement des courriers et mails, gestion de l’agenda, prise de rendez-
- vous
Gestion des documents et données internes pour le pilotage
- Appui à l’adaptation et mise à jour de la base de données (outil Salesforce)
- Organisation et archivage de documents papiers et électroniques
- Élaboration des tableaux de bord
2. Finance
Encadrement de la comptabilité de l’association
- Classement régulier des pièces comptables : factures, relevés bancaires, remises et talons de chèques, extractions de reçus fiscaux, etc.
- Rapprochements bancaires mensuels (en lien avec le Trésorier)
- Suivi des dépenses et revenus de l’association
- Appui à l’élaboration des États Financiers
- Appui à l’élaboration et au suivi du budget annuel
Suivi des dossiers de financements dédiés
• Suivi administratif et financier des projets financés par des tiers
3. Ressources Humaines
Gestion administrative du personnel :
- Déclaration des nouvelles entrées/suivi des contrats et avenants
- Organisation des briefings d’arrivée des nouveaux salariés
- Suivi de la paie et des tickets restaurant
- Gestion des absences et leur administration
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