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Description of the mission

Oeuvrant dans le domaine des énergies renouvelables, Observ’ER (Asso loi 1901, 6 personnes) et la Fondem (FRUP, 9 personnes) recherchent leur assistant.e administratif.ve et d’accueil.

1- MISSIONS PRINCIPALES

- Accueillir et renseigner les visiteurs : Réception des appels, réception des démarchages, accueil des visiteurs (y compris café d’accueil) ;

- Gestion du courrier : archivage des doubles, affranchissement, impression de publipostages, affranchissement et envoi ;

- Archivages courriers et bordereaux, NPAI ;

- Accueil prestataires externes, suivi des contrats prestataires (y compris La Poste, téléphonie, copieur, maintenance et entretien…); gestion des fournitures de bureau et des stocks, de la poubelle de recyclage ;

- Tenue de la base de données de contacts : entrée et mise à jour des contacts ;

- Dactylographie et mise en forme de certains documents (rapports, propositions, courriers) ;

- Remise de chèques ;

- Assistance à la direction pour la préparation et le suivi des Conseils d’administration et assemblées générales : envoi convocations, préparation des dossiers et de la salle, d’une collation le cas échéant, suivi du compte-rendu ; actualisation des membres du CA ;

- Appui aux équipes pour la gestion de dossiers administratifs et/ou comptables (scan de pièces) ponctuels, et tout autre tâche administrative ;

- Gestion des dossiers OPCO ;

- Responsable onboarding/offboarding et inventaire des matériels informatiques, en liaison avec prestataire informatique ;

- Responsable de la gestion des bureaux : contacts prestataires pour menus travaux, relai de la société d’entretien, office management.

OBSERV’ER

- Gestion des revues et ouvrages publiés : préparation des commandes et expéditions, gestion des arrivées de revues et intégration au stock (physique + base de données) ; mise à jour du fonds documentaire, rangement des stocks ;

- Saisie des factures dans classeur de suivi analytique ;

- Appui commercial en salon (de façon ponctuelle déplacement en province), préparation des colis d’expédition (5-6 fois par an).

FONDEM

- Préparation du tableau de suivi des paiements et saisie des virements 2 fois par mois ;

- Gestion de la médecine du travail : prise de rendez-vous, suivi ;

- Appui recrutement, publication fiche de poste ;

- Gestion de boîte mail générale ;

CONDITIONS DU POSTE

Le poste proposé dispose des spécificités suivantes :

· Stage à pourvoir à partir de février 2026, en stage conventionné de quatre à six mois ;

· Stage réparti sur deux structures (deux temps partiels) sur cinq jours, dont une journée (le vendredi) en télétravail ;

· Stage basé au siège de la Fondem à Vincennes ;

· Avantages : transports Navigo à 50%, tickets restaurant à 9 € pris en charge à 55% ;

· Indemnité : 4,50€ de l’heure ;

· Date de début du contrat : dès que possible ;

Supérieur hiérarchique : Responsable Administrative et Financière de la Fondem et Directrice pour Observ’ER

Profile

2 - COMPETENCES ET QUALIFICATIONS MINIMALES

· Formation BTS GPME ou Comptabilité Gestion en cours ;

· Une première expérience (stage, alternance ou projet académique) dans la gestion administrative de petites ou moyennes structures (ONG, associations, Fondations et/ou entreprises privées) serait appréciée.

Compétences transverses

· Rigueur, autonomie ;

· Esprit d’initiative et d’organisation, dynamisme ;

· Très bon relationnel avec l’équipe et capacités de représentation ;

· Polyvalence, capacité à rendre compte ;

· Excellente maîtrise des outils informatiques et Bureautique, Excel et Office en général ;

· Bon niveau de français, à l’écrit comme à l’oral.

Fondem (Fondation Energies pour le Monde)

Développer l'accès à l'électricité solaire en zones rurales sub-saharienne et à Madagascar.

💡 SSE organization

This structure is based on a principle of solidarity and social utility: its management is democratic and participative, and its profit-making potential is limited. It may be an association, cooperative, foundation, mutual or ESUS company.

Website
Foundation
< 15 persons
Social link

Fondem (Fondation Energies pour le Monde) did not yet communicate its impact measurement.

This structure did not communicate to us the labels or certifications that it was able to obtain.

Fondem (Fondation Energies pour le Monde)

Développer l'accès à l'électricité solaire en zones rurales sub-saharienne et à Madagascar.

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Train yourself on a wide range of key topics: CSR and sustainability in business, third places, collective intelligence, energy renovation, skills assessment and much more!

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