Brief Media est un éditeur indépendant de médias numériques sur l’actualité (Brief.me), l’économie (Brief.eco) et les sciences (Brief.science). Notre mission : aider le plus grand nombre à comprendre les transformations du monde, avec clarté, rigueur et synthèse.
Pour accompagner la croissance de notre équipe (20 personnes) et assurer un environnement de travail optimal, nous recherchons notre futur(e) Chargé(e) de mission Office Management et Gestion Administrative / Financière.
Votre mission
Rattaché(e) à la direction, vous êtes la « tour de contrôle » du bureau. Votre rôle est double : garantir le bon fonctionnement opérationnel de nos locaux pour que les équipes puissent travailler sereinement, et prêter main-forte à la gestion administrative et financière de l’entreprise.
1. Gestion des locaux et de la vie au bureau
Véritable garant de l’environnement de travail, vous gérez le quotidien de nos espaces :
- Interface opérationnelle : lien direct avec le bailleur, le syndic, etc.
- Maintenance et travaux : identification des prestataires, demandes et négociations des devis, suivi des interventions et contrôle de la qualité.
- Services généraux : gestion des prestataires directs (ménage, maintenance wifi), gestion des accès (badges, clés) et traitement du courrier.
- Approvisionnement : gestion des stocks et commandes de consommables (café, papier, fournitures).
- Accueil et Hospitalité : gestion de l’accueil physique et gestion de la relation avec nos sous-locataires (recherche de nouveaux occupants si nécessaire).
2. Communication interne et événementiel
Vous contribuez à la cohésion et à la fluidité de l’information au sein de l’équipe et la gestion opérationnelle de nos événements :
- Communication interne : diffusion des informations liées à la vie des locaux et à l’organisation pratique.
- Événements : organisation d’événements internes ou externes (soirées, conférences, rencontres lecteurs…)
3. Gestion administrative et financière
En soutien direct à la direction, vous intervenez sur :
- Suivi budgétaire : contrôle des factures et suivi du budget lié aux frais généraux de l’espace.
- Comptabilité : rapprochement entre les dépenses et les justificatifs, suivi du rapprochement bancaire (factures/encaissements), relance sur des impayés.
- Paiements : préparation et règlement des factures fournisseurs.
- Parc informatique : gestion administrative de la flotte, suivi des besoins et gestion des commandes de matériel.
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