“Le contrat de travail est signé, on a recruté notre perle rare !”
Ça, c’est ce qu’on a envie de vous entendre dire sur un ton satisfait et le smile aux lèvres ! Parce qu’un recrutement est un investissement en temps et en argent pour vous et votre organisation, autant mettre toutes les chances de votre côté. Comme vous êtes de nombreux recruteurs à poster vos offres sur jobs_that_makesense, on est parti explorer les grandes étapes du recrutement, pour vous accompagner, vous guider, vous donner des outils pour bien recruter et, on l'espère, atteindre vos objectifs.
Pour nous, ça passe par 6 grandes étapes clés :
1# Bien recruter, c’est recruter à temps
Suivre les périodes de recrutement
Sur le marché de l’emploi, certaines périodes sont plus propices que d’autres pour recruter des gens et trouver le bon candidat, surtout quand il s’agit de faire appel à des stagiaires et alternant.e.s. Plus vous anticipez vos recrutements pour coller avec ces périodes, plus vous aurez de chances d’attirer les meilleurs.
Voici les périodes pour les recrutements en apprentissage par exemple :
Publier l’offre au bon moment
Rechercher des candidats prend du temps. Pour maximiser vos chances de recruter les meilleurs talents, notre reco est de publier l’offre 4 mois avant la prise de poste souhaitée et donc que la réflexion soit démarrée en interne 4,5 mois avant.
Diffusez vos annonces auprès de la plus grande communauté de l'impact
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2# Définir son besoin
C’est le moment de se réunir !
Vous êtes responsable du recrutement ? Impliquer un.e manager, des collaborateur.ice.s, voire le.la dirigeant.e pour clarifier l’objectif de recrutement et cibler les candidats les plus intéressants pour l’ouverture d’un poste.
Quelques questions à se poser
Qui avez-vous envie de voir postuler chez vous ? Quelles compétences techniques, soft skills et savoir-être sont requises ? Quelle est la formation attendue ? Pour être en accord avec les valeurs de l’entreprise, quelles caractéristiques doit détenir votre nouveau collaborateur ? Quelles seront les conditions d’embauche, le salaire pour ce poste ?
Créer une scorecard
Les réponses à ces questions vont vous aider à formuler des critères de sélection des candidats, que vous allez pouvoir intégrer à la scorecard : la grille d’évaluation des candidat.e.s. C’est l’un des outils phares du recrutement qui vous accompagne jusqu’à votre décision finale.
👉 En savoir plus sur la scorecard
3# Créer l’offre d’emploi
Une fois que vous avez listé vos critères pour le profil recherché, il sera plus facile de construire votre fiche de poste et donc votre offre d’emploi.
La fiche de poste fixe les missions du poste. Support interne pour vos futur.e.s collaborateur.ice.s tout au long de leur parcours chez vous. En externe, communiquer dans une offre d'emploi, elle permet aux candidats de détenir les informations utiles concernant le poste à pourvoir.
—> L’offre d’emploi, c’est ce que vous allez diffuser sur votre site, vos réseaux sociaux ou des plateformes de recrutement pour attirer les talents demandeurs d’emploi. Il existe d’ailleurs des plateformes spécifiques selon les types de profils que vous souhaitez attirer ! Chez jobs_that_makesense, étant spécialisé dans les métiers à impact social et environnemental, notre vivier de candidats est constitué de profils partageant ces intérêts.
Pour vous inspirer, voici 2 articles pour vous guider sur la création de vos offres d’emploi :
👉 13 conseils pour rédiger une offre
4# Sélectionner les candidatures
Via le sourcing et les premier tri de CV
Muni de votre scorecard, vous allez pouvoir repartir de vos critères pour réaliser du sourcing (recherche de candidats) et retenir les profils les plus intéressants parmi les candidatures reçues ( réponses aux offres d’emploi et candidatures spontanées).
🔧 À l’aide d’un ATS
Outil de recrutement, l’ATS (applicant tracking system) est un logiciel de gestion de candidatures, qui permet de suivre et gérer chaque étape de sélection des candidats. Chez jobs_that_makesense, on en à créer un pour les recruteur.ice.s, très simple d’utilisation, qui ne nécessite pas de formation ! ;)
💬 Répondre à TOUS les candidats
Même pour des refus, il est important de répondre à tout le monde. Certes, c’est un temps à prendre, mais dites-vous qu’une mauvaise expérience candidat.e peut se répercuter sur votre image de marque employeur. D’ailleurs, à l’aide de l’ATS, vous pouvez envoyer des mails groupés et personnalisés grâce à des variables (nom, prénom…) pour être efficace sur cette phase de recrutement.
👉 En savoir plus sur les 6 autres outils utiles pour sélectionner des candidats
💪Essayer de ne décourager personne
Pour sélectionner les candidats, vous allez sûrement refuser des profils ou terminer des process de recrutement. Au moment d’un refus, restez sympas, car la qualité des candidats est définie sur vos critères subjectifs, N’ayez pas peur de dire les +, les - et les raisons qui font que vous ne souhaitez pas continuer le process, pour permettre aux candidats de poursuivre ses recherches dans les meilleurs conditions.
👉 Vous ne savez pas comment vous y prendre ? voici quelques modèles de mails de refus.
5# Mener des entretiens d’embauche
Step by step
Mobilisation des équipes, choix du lieu de l’entretien, préparation des documents… Le process de recrutement doit être géré en amont pour bien mener les entretiens. Lors de l’entretien, votre scorecard sert de fil rouge pour évaluer le.la candidat.e en repartant de chaque critère de votre besoin de recrutement. Elle sert aussi à partager des informations avec toutes les personnes qui vont rencontrer le.la candidat.e et à faire le point ensemble pour votre décision finale. Il y a tant de choses à dire qu’on ne pourrait pas résumer toutes les étapes de l’entretien d’embauche en quelques phrases !
Pour en savoir plus, voici notre ressource sur le sujet 👉 Comment mener un entretien de recrutement ?
Choisir un nombre d’entretien adapté
Entretiens RH, métier, culture fit, entretien de prise de références… Concernant le nombre d’entretiens à faire passer et le nombre de candidats que vous pouvez rencontrer, il n’y a pas de règle. C’est à adapter selon votre environnement de travail, votre culture et le poste à pourvoir !
Vous pouvez creuser le sujet avec cet article : 👉 Combien d'entretiens mener ?
6# Signer le contrat et mener l'onboarding
🤝La promesse d’embauche
Le futur collaborateur peut vous demander la signature d’une promesse d’embauche ! En effet, c’est particulièrement utile quand la prise de poste n’est pas immédiate et quand la nouvelle recrue est toujours en poste chez son employeur.
👉Voici des exemples de promesses d’embauche
🍾 Candidat.e recruté.e
Vous y êtes arrivé.e, les entretiens sont terminés, bravo ! Pour autant, ne criez pas victoire tout de suite, car il y a encore quelques formalités à régler, pour recruter un collaborateur, comme la signature du contrat de travail pour officialiser. Vous pouvez organiser une rencontre quelques jours avant la prise de poste, le faire à distance avec un système de signature électronique ou attendre la prise de poste. Attention, après l’embauche, la limite pour signer le contrat est souvent de 2 jours ouvrables !
⛵ L’Onboarding
Lorsqu’un.e candidat.e monte à bord de votre organisation, pour vous, ce n’est pas encore la ligne d’arrivée ! On y presque ;) L’accueil d’un.e candidat.e doit en effet être organisé avec les managers et le reste de l’équipe pour qu’iel se sente intégré.e, qu’iel dispose de tous les outils nécessaires pour commencer sur son poste et prendre en main ses missions. Vous pouvez d’ailleurs rédiger en interne un plan d’intégration qui pourra être revu après chaque nouvel onboarding. Selon le poste et le profil du candidat recruté, l’onboarding peut durer plusieurs jours ou plusieurs semaines. Un recrutement réussi se mesure à l’issue de ce dernier process, qui est une étape importante pour fidéliser vos nouveaux talents. En effet, elle clôture l’expérience de recrutement et a un impact sur votre marque employeur !
👉 On vous détaille tout ce qu’il faut savoir sur l’onboarding : ICI
Pour aller plus loin
👉 Comment construire une grille de salaire ?
👉 Quel salaire pour les alternants ?
👉 La marque employeur, qu’est ce que c’est ? À quoi ça sert ?
👉 Et creuser tous les sujets liés aux enjeux du recrutement avec le guide du recruteur
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👉 Créer un espace recruteur et publier gratuitement des annonces sur jobs_that_makesense