Recrutement : comment faire la différence auprès des candidats ?
Qu'est qu'un bon process de recrutement et comment faire la différence lors du parcours du⸱de la candidat⸱e ?
Un bon recrutement, c'est un process de recrutement CLAIR et RAPIDE
La première question à se poser est : de quelles informations ai-je VRAIMENT besoin ?
Allez-vous vraiment lire / apprendre quelque chose avec la lettre de motivation ? Est-ce nécessaire de la demander ? Est-ce que ce cas pratique va vous apporter des informations supplémentaires ? Ne cherchez pas à demander trop de choses à faire aux candidat⸱es avant même de les rencontrer. En effet, iels peuvent postuler à plein d'autres projets et vous aurez tout le temps de le challenger en entretien.
Assurez-vous que chaque étape du process de recrutement va vous servir à quelque chose.
Le processus de recrutement
makesense utilise le même processus de recrutement pour tous ses candidat⸱es. Cela permet une harmonisation des process, un gain de temps et une forme d'égalité entre les candidat⸱es. Seuls les entretiens finaux de stage sont plus courts : 1h au lieu de 2x 45mins pour les CDI et autres contrats.
1. Présélection des candidatures
La première étape de votre recrutement, c'est de bien sélectionner les candidatures que vous souhaitez faire passer à l'étape suivante. Cette étape peut vite être très chronophage si vous avez reçu des CV à droite et à gauche par mail, sur LinkedIn, et sur plusieurs sites de recrutement. Pour vous y retrouver et être sûr de bien répondre à tous les candidat⸱es (c'est très important pour votre marque employeur), vous pouvez avoir recours à un ATS, outil de suivi des candidatures. Ces outils vous permettent de :
- Recueillir toutes les candidatures en un seul endroit. Finis les fichiers à droite et à gauche, tout est sur le même outil !
- Formaliser votre process de recrutement. Pré-entretien, étude de cas, prise de références,... paramétrez toutes les étapes de recrutement.
- Poser des questions de pré-sélection pour évaluer rapidement les candidatures
- Envoyer des mails aux candidat⸱es depuis la plateforme
- Partager l’avancement du recrutement avec vos collègues.
Sur Jobs_that_makesense, cet outil est accessible gratuitement à tous les recruteurs ! Utilisez le pour fluidifier le parcours pour les candidat⸱es, gagner du temps et de l’efficacité dans votre recrutement.
2. Entretien téléphonique
Une fois que vous avez fait une première sélection des candidat⸱es qui correspondent à vos recherches, vient l'étape de l'entretien téléphonique, ou pré-entretien. A cette étape, vous cherchez à valider les informations suivantes :
- sa capacité à se projeter : Qu’est-ce qu’iel a compris de la structure / des missions ?
- sa curiosité : Quelles questions a-t-iel ?
- sa motivation : Quelles sont ses attentes ? / Que veut-iel apprendre ?
- ses dispos, prétentions salariales, dates de démarrage et les autres process en cours
Chez makesense, ces entretiens durent en moyenne 30 minutes et se déroulent de la manière suivante
- Intro et cadrage (3 mins)
- Présentation du candidat et questions (15 mins)
- Contexte de l’offre et missions + questions (10 mins)
- Présentation des prochaines étapes (2 mins)
Astuce: Calendly est votre meilleur ami pour planifier les entretiens.
3. Cas pratique
Cet exercice est incontournable pour évaluer les candidat⸱es et leur capacité de production en un temps donné. Cela vous permettra de valider la fiabilité d’un⸱e candidat⸱e et de disposer d'une base de comparaison objective. Par ailleurs, c'est l'occasion pour iel de se projeter, et d'identifier si ses futures missions pourront lui plaire (n'hésitez d'ailleurs pas à lui poser la question directement lors de la prochaine étape !)
Quelques conseils
- posez des questions opérationnelles / analytiques qui reflètent les missions du quotidien
- limitez vous à quelques questions, et proposez de réaliser l'étude de cas dans un temps limité, 3h maximum
- proposez une étude de cas différente pour chaque poste, et comparez les réponses avec au moins 2 candidat⸱es
- Inspirez-vous d’autres startups et soyez créatifs ! L’expérience candidat n’en sera que plus forte
- Gardez précieusement vos études de cas dans un drive.
Un exemple : étude de cas makesense
4. Entretien final
Une fois validées les motivations (pré-sélection) et les compétences (étude de cas), le dernier entretien doit vous permettre d'affiner l'évaluation des compétences métier, le fit culturel avec votre organisation et de lancer une dernière opération séduction réciproque. Nous vous conseillons pour cet entretien de vous entourer de votre équipe (un⸱e ou deux salarié⸱es clés, complémentaires avec vous) ou de mentors, expert⸱es ou proches. L'entretien doit durer entre 1h pour un stage et 2x45min pour un CDD ou CDI. Dans la mesure du possible, nous vous conseillons d'effectuer cet entretien en physique et pas en visio, qui ne permet pas toujours de capter tous les éléments de communication non verbale !
Déroulé de l'entretien final pour un stage, une alternance ou un service civique (1h)
- Intro et présentation
- Contexte de l’offre
- Raconte-nous ton parcours et ce qui t’amène ici aujourd’hui ?
- Questions d’approfondissement
- Questions du⸱de la candidat⸱e
- Option : feedbacks sur l’entretien
- Conclusion et prochaines étapes
Déroulé de l'entretien final pour un CDD ou CDI
Entretien métier (45 mins / 1h)
- Intro et présentation
- Contexte de l’offre
- Approfondissement des expériences passées
- Questions du⸱de la candidat⸱e
- Feedbacks et prochaines étapes
Entretien culture fit (45 mins)
- Intro et présentation
- Histoire et culture de l’entreprise
- Questions candidat⸱es sur la boite
- Questions au⸱à la candidat⸱e sur l’environnement de travail idéal pour lui.elle ; ses aspirations, etc.
Quelques conseils
- Etablissez une grille d'évaluation avec des critères (scorecard) pour évaluer les candidat⸱es.
- Ayez l’étude de cas et la trame de questions sous les yeux
- Mettez autour de la table les personnes-clés
- Prenez des notes
- Demandez des feedbacks en fin d’entretien
- Evitez les questions bullshit/classiques ; jamais de question fermée, ou pire de questions contenant la réponse.
- Soyez 100% présent⸱e, écoute active, les blancs c’est marrant, les questions improbables c’est révélateur.
5. Prise de références
C'est l'étape ultime pour éviter la faute de recrutement ! Parce que personne n’est mieux placé que l’ancien⸱ne manager⸱euse pour vous faire des retours ; toujours à mettre en perspective avec le poste et votre propre culture de travail. Pensez à demander le contact au⸱à la candidat⸱e directement. Vérifiez ensuite le profil sur linkedIn et proposez lui un appel de 15 minutes. Lors de cet appel, annoncez que vous recruter mais ne précisez pas les missions, laissez le⸱a manager⸱euse raconter les forces et faiblesses, les éventuels points de vigilance, sur quelles missions iel a travaillé, etc.
Finaliser son processus de sélection… l’étape qu’on oublie souvent.
Vous avez enfin trouvé la perle rare. Et dans l'euphorie et l'épuisement de ce process de recrutement, vous oubliez le plus important : finaliser le processus. Pourtant c'est l'étape la plus importante du recrutement : un⸱e candidat⸱e mal accueilli⸱e risque de se démotiver, et ne pas répondre aux candidat⸱es non retenu⸱es fait courir un risque à votre image de marque, en plus de ne pas être agréable pour les candidat⸱es en question.
La confirmation
- appelez votre candidat⸱e N°1 pour lui confirmer la décision,
- envoyez-lui un email récapitulant le poste et les conditions,
- donnez lui 48h pour répondre par écrit. Remarque : évitez d’appeler en fin de semaine,
- attendez son retour écrit avant de dire “non” aux suivant⸱es… on ne sait jamais…
- si iel vous dit non, n'hésitez pas à lui demander de faire passer l’offre dans son réseau, sa boucle d’alumni,... et pensez à publier l’offre dans son école.
Le contrat
Une fois que le⸱a candidat⸱e vous a répondu par écrit, vous pouvez lancer la convention de stage ou le contrat de travail.
- CDD/CDI : la déclaration préalable à l’embauche sur le site de l’URSSAF (> 8 jours)
- Stage : lancement de la convention de stage auprès de l’école (> 3 semaines)
Le mail de bienvenue
Trois jours avant le début du contrat, envoyez un mail de bienvenue dans lequel vous récapitulez toutes les informations essentielles pour les premiers jours : mail + mot de passe, heure et lieu d’accueil, contact du⸱de la manager⸱euse, éléments de lecture, agenda des premiers jours, etc.
L'étape qu'on oublie trop souvent
Pensez bien à écrire à tous les candidat⸱e⸱s que vous ne prenez pas. Si jamais iels sont allé⸱e⸱s loin dans le process avec vous, prenez le temps de leur faire des retours constructifs pour leurs futures candidatures. A partir du moment où une personne a passé 3h à faire un cas pratique pour vous, il est normal de prendre du temps vous aussi pour expliquer les raisons du refus.
Et voilà, vous avez toutes les cartes en main pour devenir un⸱e pro du recrutement !