Grille d'évaluation pour le recrutement : Conseils et Modèles
Vous avez défini vos besoins sur le poste à pourvoir dans votre organisation et vous souhaitez publier une offre d’emploi pour recevoir des candidatures ? Attendez, pas si vite ! Avez-vous pensé à créer votre grille d’évaluation des candidats ? Ça sonne un peu scolaire comme ça, mais c’est très utile ! Pour préparer vos entretiens et les mener efficacement, sélectionner les meilleurs profils, recueillir des informations sur les candidat.e.s cohérentes avec votre fiche de poste, la grille d’évaluation (ou scorecard) est un support visuel indispensable ! Vous êtes recruteurs ? On vous en parle…
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Qu’est ce qu’une grille d’évaluation ?
Un entretien d’embauche réussi vous apporte les réponses dont vous aviez besoin. Pour mettre toutes les chances de votre côté et vous guider pendant votre recrutement, vous pouvez utiliser la grille d’évaluation, appelée aussi scorecard. Compétences, savoir-être, remarques, notes… Plusieurs catégories peuvent être créées sur cet outil, prenant la forme d’un tableau en version papier ou numérique. Support pour évaluer les candidat.e.s, la scorecard vous permet à la fois de collecter des informations pendant l’entretien et d’avoir des données objectives tout au long du process, jusqu’à votre prise de décision finale.
Pourquoi en créer une ?
Bien préparer son entretien, demande de la rigueur et une organisation que la grille d’entretien vous aide à avoir. Voici 10 raisons de la créer :
#1 Traiter les candidatures de manière la plus objective possible
Rationaliser la démarche et contourner l’émotionnel est indispensable pour avoir un regard objectif tout au long du recrutement.
#2 Gagner du temps dans votre processus de recrutement
Prendre le temps de construire une grille en amont des futurs entretiens d'embauche, c’est optimiser son processus de sélection des candidats : de la création de la fiche de poste à votre décision finale.
#3 Se poser les bonnes questions en équipe
Créer votre scorecard, c’est déjà le prétexte de se réunir pour réfléchir en équipe à votre besoin de recrutement. Qui a-t-on envie de voir postuler ? De quelles compétences techniques a-t-on besoin sur ce poste ? Quelles sont nos attentes en matière de soft skills ? Qu’attend t-on d’un.e nouveau.elle collaborateur.ice ?
#4 Poser par écrit vos critères de sélection des candidats
Créer une grille personnalisée pour le poste à pourvoir, vous permettra d’avoir les éléments pour rédiger une fiche de poste, créer une offre d’emploi cohérente et préparer vos questions d’entretien.
#5 Avoir une trame à suivre pour la conduite de l’entretien
La scorecard sert aussi à poser les étapes-clés pour assurer l’entretien. Si la discussion dévie un peu trop des éléments de réponse dont vous avez besoin, la grille servira de support pour recadrer l’échange.
#6 Collecter des informations sur le candidat pendant l’entretien
Prenez des notes sur ce document pendant l’entretien, que pourrez partager avec le reste de l’équipe !
#7 Communiquer les informations du candidat avec d’autres décisionnaires
Souvent, différents intervenants sont sollicités pour faire passer un entretien professionnel avec les candidats (RH, manager d’équipe, directeur d’entreprise, collaborateur, …). La grille d’évaluation permet de transmettre les informations à ceux qui n’ont pas participé aux entretiens pour reprendre le process en cours.
#8 Avoir une vision globale sur le profil du candidat
Quand les candidats passent un entretien avec des personnes différentes dans votre organisation, avoir une grille permet de réunir toutes les informations récoltées lors de ces entretiens.
#9 Comparer les candidats entre eux et sélectionner ceux qui vous ont le plus plu
Avoir ce support dédié à un talent permet de le distinguer des autres candidats.
#10 Prendre une décision finale
Reprendre chaque grille candidat.e, vous aidera à faire le point avec tous ceux qui ont participé au processus de sélection des candidats et à prendre une décision finale.
Gagnez du temps dans vos recrutements
Nous savons que votre temps est précieux. C'est pourquoi nous développons en permanence des fonctionnalités qui vous permettent de gérer efficacement vos recrutements.
Comment créer votre grille d’entretien ?
Selon le métier, l’entreprise et votre secteur, la grille peut être personnalisée différemment. Voici quelques conseils pour la créer :
Déterminez vos besoins de recrutement
En fonction de vos objectifs à 6, 12 mois ou plus, quelles sont vos attentes sur ce poste ? Quels sont les chantiers à venir et les compétences dont vous allez avoir besoin ? Quel est le timing idéal pour recruter ? Vous pouvez faire ce travail en co-construction avec le.la manager responsable du projet et/ou un.e salarié.e. Déterminer vos besoins, permettra d’adapter votre grille d’évaluation au poste proposé.
Structurez la grille
Créez une grille personnalisée avec les différents points clés, représentant vos besoins, classer dans des catégories. Voici quelques exemples :
- “Compétences techniques”, “hard skills” : y mettre des informations récoltées
- “Soft skills” : à remplir pendant l’entretien
- “Projet professionnel” : pour un poste de long terme, un stage ou une alternance débouchant sur un projet d’embauche, vous pouvez avoir besoin de comprendre le projet professionnel des candidat.e.s.
- “Conditions d'embauche” : prétentions salariales ? mobilité ?
- “Culture fit” : les caractéristiques pour que ça matche avec votre environnement de travail, votre culture d’entreprise et/ou l'équipe.
Selon le genre d’entretien que vous menez et le type de poste, certaines catégories seront plus à prioriser que d’autres. En tant qu’acteurs à impact, pour des postes en stage, vous pourrez par exemple vouloir prioriser le savoir-être, l’adéquation avec la culture de votre organisation et/ou avec vos valeurs. Si vous faites passer des entretiens techniques pour des postes de développeurs webs, la catégorie “compétences techniques” prendra en revanche plus de place.
Définissez un système de notation
Il doit être compréhensible par tous ses utilisateurs : recruteur, supérieur hiérarchique, collègue… Le système de notation est libre, à partir du moment où le même est utilisé par tout le monde. Bien sûr le système de notation peut être repensé et évoluer.
👉 Voici un exemple, avec une scorecard makesense pour un poste de COO : ICI
Comment utiliser votre grille ?
Faire une simulation d’entretien d’embauche
Faire une simulation avec vos collègues, peut-être un moyen de tester la pertinence de votre grille d’évaluation avant de mener vos entretiens professionnels.
Remplir les informations pendant l’entretien
Pour aborder l’entretien et poser vos questions après les présentations mutuelles, vous pouvez repartir des catégories de votre scorecard. On vous conseille d’écrire une liste de questions au préalable à partir de la scorecard.
Suivre l’ordre de conception de la grille pour poser vos questions
Ça vous donnera un cadre pour mener l’entretien, une ligne directrice
Attention : il doit être votre fil rouge, mais laissez de la place aux échanges spontanés et gardez l’esprit ouvert !
Prendre des notes pendant/après l’entretien
En compléments des infos clés de votre grille, prendre des notes vous permettra de vous souvenir de toutes ces petites choses qui comptent beaucoup au moment du choix du candidat.
Reprendre la grille après les entretiens d’embauche
Une fois les entretiens réalisés avec les différentes personnes impliquées dans le recrutement, reprendre la grille vous permettra d’avoir toutes les informations sur les candidats et faire votre choix de manière objective.
Pour aller plus loin
👉 Comment réussir à mener des entretiens d’embauche ?
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