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Description de la structure
Yes We Camp est un collectif professionnel qui crée et anime des lieux hybrides, principalement à Paris et Marseille, le plus souvent dans le cadre de mise à disposition temporaires et gratuites d’espaces bâtis ou non-bâtis. A ce jour, elle est engagée en (co)gestion de 7 lieux ouverts, et travaille sur la possibilité de nouveaux lieux à ouvrir en 2024.
En parallèle de cet engagement dans la gestion de lieux, Yes We Camp développe des formats de partage et d’accompagnement : formation, études, interventions participatives, missions d’aménagement ou de programmation, accompagnements pluriannuels de collectifs ou mairies.
L’association regroupe de nombreux métiers : architecture, construction, cuisine, gestion, bar, graphisme, communication, programmation artistique et culturelle, prospective urbaine, action sociale. Chacun de ces métiers a vocation à développer une posture professionnelle spécifique et un réseau partenarial.
Lauréate du prix New European Bauhaus, du palmarès national des Jeunes Urbanistes, du Tremplin Asso de l’ANCT, de la distinction “French Impact”, l'association Yes We Camp constitue une référence sur les scènes de l’urbanisme et de l’innovation ; elle défend une posture engagée sur la nécessaire construction de communs urbains.
Place du poste au sein de l’organisation
Les équipes (80 personnes) de Yes We Camp sont structurées de la manière suivante :
- Équipes projets (lieux, cantines, programmes, études…),
- Fonctions support (administration finances, ressources humaines),
- Direction générale,
- Référent·es métiers (Alimentation, Espace, Partenariats, Communication).
Le poste proposé fait partie des fonctions support (pôle admin). Il.elle est accompagné.e par le Responsable Administratif et Financier. Il.elle travaille en lien régulier avec l’ensemble des équipes de l’association.
Missions :
Gestion des demandes administratives
- Aller chercher le courrier, le trier et le transférer aux personnes concernées
- Assurer un suivi des demandes de la boîte admin
- Répondre aux demandes administratives simples des projets
- Etre en soutien sur la gestion des accès à Pennylane pour les nouveaux collaborateurs
- Gérer la création des nouvelles cartes Pennylane et leur suppression lors des départs
- Assurer la formation des nouveaux arrivants aux outils de gestion et administratifs de l’association
Gestion des factures / notes de frais et opérations bancaires
- Vérifier et valider les informations essentielles des factures sur Pennylane
- Relancer les personnes concernées pour les factures manquantes
- Veiller à ce que les factures soient déposées sur Pennylane
- Déposer les documents sur Chorus
- Assurer un rôle de veille pour le paiement des factures
- Pointer les opérations bancaires
Soutien au Pilotage financier
- Demander et comparer le Grand Livre de tous les fournisseurs à notre comptabilité
- Mettre à jour les outils de suivi des caisses
- Contrôler les caisses, les procès-verbaux de caisse et les dépôts de cash
- Assurer le suivi du Fonds de dotation : rentrer factures, rapprochement bancaire, effectuer versements, suivi relation banque et assurance et éditer les reçus fiscaux sur demande
- Alerter les projets en cas d’incohérence sur le réalisé ou le prévisionnel
- Mettre à jour les outils de pilotage financier
- Alerter le RAF en cas de données non fiables
