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Le projet
Les agents du service relations usagers des services techniques participent au suivi et au pilotage, en relai de l’accueil IRIS et en synergie avec lui, des demandes des usagers (administrés, entreprises et autres administrations) relatives aux prérogatives des différents services techniques de la Ville. Ils assurent également des missions de secrétariat mutualisé en assurant le traitement de tâches administratives déléguées par les services opérationnels.
Le poste
Missions :
Accompagnement des usagers :
- Etre le point d’entrée unique des services techniques en relai d’IRIS pour renseigner le public et analyser les demandes pour qu’y soit apporté une réponse par le canal de contact le mieux adapté (téléphone, accueil physique, GRC, courriers et courriels)
- Traiter les demandes des usagers dont la réponse est préparée par les directions opérationnelles sur la base d’un modèle de réponse fourni ;
- Prendre en charge la pré-instruction des demandes complexes avant leur transmission vers le service technique compétent ;
- Conseiller et orienter les usagers vers d'autres services internes ou partenaires extérieurs quand les demandes ne relèvent pas du périmètre de compétence des services techniques
Gestion administrative :
- Réceptionner des dossiers techniques déposés en Mairie, procéder à leur enregistrement et délivrer les récepissés provisoires de dépôt
- Enregistrer, diffuser et suivre les arrêtés et décisions pris au titre des pouvoirs de police du Maire ainsi que les procédures administratives associées
- Enregistrer les demandes et dossiers dans les logiciels métiers dédiés
- Participer à la mise en place des procédures internes administratives
- Participer au renseignement des indicateurs de suivi du service
- Suivi et mise à jour des listings de contacts
Assistance administrative :
- Assurer le secrétariat du service communal d’hygiène et de sécurité, de la direction prévention sécurité, et de la direction des espaces publics ainsi que le suivi d’activité de l’astreinte sécurité de la Ville
- Enquêter, rechercher des éléments et répondre à des problèmes d’ordre génériques
- Gérer les demandes de réservation de l'espace d'accueil dédié à la réception du public
- Gérer les demandes externes de location de salles et le suivi du planning de l’hôtel de Ville
Polyvalence :
Remplacer et suppléer les autres assistantes du service et aider en cas de pic d’activité ou d’absence.
