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ENTREPRISE
Rahoma Inclusion recrute pour son partenaire qui est une ONG internationale présente dans une cinquantaine de pays, dont la mission est d’accompagner les personnes contraintes à fuir leur pays, demandeurs d’asile ou réfugiés.
Nous recrutons un(e) Office Manager qui sera en charge de l'accueil et de l'environnement de travail dans le cadre d'un CDD de six mois pouvant déboucher sur un CDI.
MISSIONS
Sous la responsabilité du Secrétaire Général de l’Association, assurer le support administratif, logistique, informatique, ainsi que l’accueil physique et téléphonique.
1) Accueil
● Assurer et organiser l’accueil
- Accueil physique des visiteurs, et notamment du public accompagné par l’association : accueillir, expliquer, orienter
- Accueil téléphonique, filtrage des appels, orientation des correspondants
- Faire le lien – orienter, prévenir, suivre - avec les personnes de l’équipe nationale de l’association.
● Gérer la réception et le tri du courrier.
2) Support administratif, informatique et logistique
● Assurer le support informatique pour l’ensemble des salariés et bénévoles de l’association : préparation des postes de travail informatiques pour les nouveaux intervenants dans l’association, mise à jour de version logicielles, pare-feu, aide à la connexion en cas de difficulté des intervenants salariés ou bénévoles, support informatique niveau 1.
●Assurer le support en matière de téléphonie : ajout/suppression d’abonnés, mise à disposition des matériels de téléphonie, gestion de l’annuaire téléphonique, gestion du prestataire en charge du contrat de connectivité…
● Gestion de la réservation de salles, préparation des salles pour les réunions, événements (notamment mise en place des équipements et mobilier ad hoc),…
● Logistique générale : gérer les stocks et les commandes de tous les consommables et petits équipements nécessaires à la vie de l’association.
● Logistique en support de la communication : réaliser les impressions courantes, gérer les imprimeurs prestataires pour les plus grosses opérations, réaliser des publipostages pour des envois de courriers.
● Gérer et superviser tous les prestataires qui réalisent de petits travaux ou prestations.
●Apporter tout support lors d’événements de l’association : logistique des lieux, préparation des lieux d’événement, préparation des connectiques nécessaires aux événement hybrides ou distanciels, gestion logistique des temps de convivialité (courses pour l’accueil et les temps de pause, liens avec le traiteur pour les repas, etc.)
●Accompagner toutes les démarches et actions de suivi pour assurer la conformité de l’association en matière de RGPD
● Et plus généralement, apporter tout support logistique pour les actions de l’association
Les deux missions support et accueil sont réalisées en alternance ou en parallèle, selon les tâches à réaliser et sur des plages horaires indiquées par la hiérarchie.
