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1. Contexte
Le Planning Familial est un mouvement féministe et d’éducation populaire organisé en confédération nationale, fédérations régionales et associations départementales (AD) régies par la loi de 1901.
Il lutte pour construire une société d’égalité entre les femmes et les hommes et, compte tenu des inégalités existantes, pour les droits des femmes et contre toute forme de discrimination liée au genre. Le Planning Familial inscrit ses objectifs dans le combat contre les inégalités sociales et les oppressions et agit pour le changement des mentalités et des comportements. Il entend développer les conditions d’une prise de conscience individuelle et collective pour que l’accès aux droits soit garanti à toutes et à tous.
2. Le poste
Au sein de l’équipe confédérale du Planning familial et sous la responsabilité de la Directrice Administrative et Financière, l’assistant·e de gestion contribue à la bonne gestion administrative et financière de l'organisation. Elle/Il/iel assure le suivi des opérations courantes et fournit un support aux différents services.
Contribuer à la gestion administrative
- Assurer le suivi des documents statutaires des associations départementales et fédérations régionales et vérifier leur conformité avec les besoins de la confédération, en lien avec la chargée de mission animation de réseau et avec l’assistante de direction :
- Diffusion de l’appel pour les comptes annuels et RA,
- Vérification de la conformité des comptes avec les besoins confédéraux
- Suivi et relances / archivage et classement physique et électronique
- Préparation et impression du dossier des comptes pour le calcul des cotisations …
- Mettre à jour le cahier des procédures administratives et financières de l'association
- Envoi de l’appel, réception des demandes de FS (Fonds de solidarité), analyse des demandes (vérification des éléments) et récapituler l’ensemble dans un tableau analytique pour la commission finance.
- Assurer le suivi et classement des différentes conventions et contrats (archivage physique et électronique) ainsi que les envois par courrier
- Assurer le classement et suivi des différentes pièces comptables
- Commande et suivi matériel informatique de la confédération
- Rédaction et envoi de courriers/courriels et préparation des différents dossiers administratifs et en assurer l’envoi (Dossiers d’agrément…)
- Assurer la communication du service administratif et financier envers le mouvement via mailchimp, mettre en place une liste de diffusion et la tenir à jour.
- Assurer de manière ponctuelle le standard (1 à 2 journée.s par mois)
- En cas d’urgence d’absence du secrétariat remplacement pour les déplacements, les réservations et envois mailchimp.
Contribuer à la gestion financière
- Assurer le suivi des factures (mission récurrente) et remboursements des frais de missions des fournisseurs, des bénévoles, responsables de programmes et salarié.e.s de l’association
- Retours en cas de non-conformité / suivi des relances
- Vérification et retours sur les paiements
- Assurer le suivi des pièces comptables (tableaux de suivi des facturations - outil de dématérialisation, relances, récupération des factures, demandes de duplicata…)
- Assurer la mise en oeuvre puis le suivi de la dématérialisation des factures (mise en oeuvre sur 6 mois) :
- Élaboration du cahier des charges en lien avec les responsables du programme
- Être en lien avec le prestataire pour la mise en place et accompagner le réseau pour la prise en main de l’outil.
- Participer à l’optimisation du circuit de remboursement et à sa transparence
- Etablir la facturation et les relances clients
- Assurer le suivi des fournisseurs, prestataires de services, assurance et services généraux (hors fournitures de bureau, entretien des locaux des locaux)
- Assurer le suivi de la carte bleue du bureau confédéral
Autonomie et responsabilité :
Vous travaillerez en étroite collaboration avec le bureau confédéral et la Co-Directrice responsable du service Finances, Ressources et Gestion Associative.. Par ailleurs, vous travaillerez avec les salarié.e.s de la confédération concerné.e.s.
