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L’assistant administratif et comptable contribue à une bonne gestion administrative de la structure, grâce notamment à une tenue à jour de la comptabilité qui sécurise les décisions financières. Il.elle intervient également dans la gestion administrative des activités et la gestion sociale, la communication et, en renfort ou remplacement du secrétaire d’accueil, sur l’accueil des publics, physique et téléphonique.
Il.elle est un.e ambassadeur des valeurs du projet associatif et le rend accessible aux publics. Il.elle contribue au développement et à la promotion de la vie de la MJC.
Présentation du poste
Sous la responsabilité de la directrice de la MJC et du Conseil d’Administration de la MJC Croix Daurade, l’assistant administratif et comptable effectue les missions suivantes :
- Comptabilité: saisit les mouvements et classe les pièces comptables, transmet les éléments comptables pour l’établissement du bilan et du compte de résultat en relation avec le cabinet comptable, suit les éléments de la trésorerie de la structure par rapprochement bancaire, suit et réalimente les « comptes régie », tient la caisse et effectue le fond de caisse, édite les factures (clients et fournisseurs) ; contrôle et met en paiement les factures des fournisseurs et prestataires, traite les remboursements adhérents et relance les impayés, élabore le rapport financier annuel, transmet sur demande des données financières au conseil d’administration (à l’oral ou à l’écrit), contrôle les données de l’activité comptabilisées (effectifs, fréquentation…) et transmet régulièrement des états à la direction, en lien avec les bilans et renouvellements de subventions.
- Gestion sociale: déclare les nouvelles embauches (mutuelle, médecine du travail…), tient le registre du personnel, vérifie les bulletins de salaire et les diffuse, effectue les virements après validation, gère les relations avec la mutuelle et la prévoyance : adhésions, imputation des cotisations, mise à jour des dossiers, relation avec les salariés, résiliations, relève, vérifie et transmet les variables de la paye, établit les contrats des salariés
- Gestion administrative :
Secrétariat : classe, suit et diffuse des documents (courriers, documents internes), gère les archives et la numérisation des documents, réalise des travaux bureautiques divers : saisie et mise en page de documents…
Services généraux : coordonne les demandes et besoins de travaux et de dépannages, convoque et suit les interventions des prestataires, organise l’entretien du véhicule, gère les stocks et l’achat des collations (bar associatif, réunions et événements), établit et suit les contrats avec les prestataires « techniques », suit les conditions de réalisation des prestations et la facturation : expert-comptable et gestionnaire de paie, téléphonie, photocopieur. Elabore le procès-verbal de l’AG et effectue les formalités administratives associatives (déclarations en préfecture, mise à jour de la composition du CA, etc.)
Ateliers de pratique amateur : suit la facturation et les paiements, fait les imputations comptables. Fournit un appui à la gestion des ateliers de pratique amateure en renfort ou remplacement du secrétaire d’accueil
Communication et vie locale: participe aux temps festifs et à la vie associative, publie les communiqués afférents, rédige les newsletters
- Accueil : accueille/informe/oriente les publics, en renfort ou remplacement, traite les inscriptions en renfort en début et fin de saison : renseignements, adhésion, cotisation, listing des clubs, …
