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Médecins Sans Frontières, association médicale humanitaire internationale créée en 1971, apporte une assistance médicale à des populations dont la vie est menacée : principalement en cas de conflits armés, mais aussi d'épidémies, de pandémies, de catastrophes naturelles ou encore d'exclusion des soins. La section française est présente dans une trentaine de pays.
Dans le cadre de la réorganisation du département Achats et Approvisionnement, et en particulier de la réorganisation du support aux opérations en matière de Supply Chain, nous recherchons un·e Référent Métier Achats & Flying Achats H/F.
Ce poste sera complémentaire avec l’introduction progressive de Responsables Supply Chain dans les cellules à partir de 2024.
Mission :
Le/la Référent Métier Achats est sous la responsabilité hiérarchique du/de la Responsable Supply Chain Métiers et Outils du département Achat & Appro et reporte fonctionnellement au Responsable Achats.
Il s’agit d’un poste de support métier « back-office » et de Flying Achats.
Il/elle encadrera un Flying Achats.
Il/elle sera amené à se déplacer sur les terrains à la demande des missions et/ou de la cellule pour donner un support aux équipes terrain sur différentes problématiques Achats. Chaque visite est définie par des termes de références qui indiquent la durée et les objectifs spécifiques de sa présence sur le terrain.
Principales responsabilités :
1- En tant que Référent Métier Achats :
Ø Contribue, au titre de son expertise, à la définition de la stratégie Achats Locaux, est responsable des moyens nécessaires en termes d’outils et formation et participe, en collaboration avec les Responsables Supply Chain cellules, à leur mise en œuvre dans les missions ;
Ø Conseille et accompagne les Responsables Supply Chain cellules dans leurs prises de décisions stratégiques relatives au domaine des Achats, assure le support sur les processus, procédures et outils Achats ;
Ø Supporte les Responsables Supply Chain cellules dans l’application des bonnes pratiques achats et le respect de la Procédure Achats Locaux sur les terrains.
Ø Elabore, rédige et met à jour les documents de référence (procédures…etc) en collaboration avec le Responsable Achats.
Ø Est responsable de l’adéquation des outils achats avec les besoins des missions remontés par l’équipe Supply Chain. Définit les améliorations nécessaires.
Ø Définit et adapte les outils pédagogiques de formation et le contenu des modules sur son domaine d’expertise, et participe à l’animation des formations.
Ø Veille à la capitalisation des connaissances et des pratiques et à leur transmission aux équipes.
Ø Selon besoin, peut participer à des projets transverses avec les autres services, OC ou GPU (Global Procurement Unit) et contribue à partager les bonnes pratiques au sein du mouvement MSF.
2- En tant que Flying Achats :
Ø Accompagne les équipes sur le terrain dans la mise en œuvre de leurs activités Achats selon des besoins spécifiques Achats remontés par les missions et/ou les cellules :
Exemples non-exhaustifs d’objectifs de visite :
· Diagnostic / audit des pratiques achats ;
· (Re)mise en place des basiques/bonnes pratiques Achats et respect Procédure Achats Locaux ;
· Formation des équipes sur le terrain (SUFITRA, SUTETRA), animation d’ateliers, coaching ;
· Support vs stratégie achats locaux, études de marché, appels d’offre, contrats, gestion fournisseurs….
Ø A l’issue d’une visite, co-écrit un plan d’actions avec les équipes, débriefe avec la mission, la cellule et le département Appro & Achats et assure un suivi pendant plusieurs semaines si besoin avant transmission aux Responsables Supply Chain cellules.
La durée des visites varie en fonction des objectifs, mais ne devrait pas excéder 8 semaines.
3- Management d’un Flying Achats
Ø Organise le planning des visites avec les Responsables Supply Chain cellules, le Responsable Supply Opérations et son supérieur hiérarchique.
Ø Gère un Flying Achats en termes de recrutement, évaluation, formation, développement personnel et lui apporte le support nécessaire.
4- Appuyer le département Achat & Approvisionnement et les Responsables Supply Chain Cellules sur leurs missions respectives :
· Contribue de façon continue à l’amélioration du référentiel métier en remontant et compilant ses observations du terrain et celles de tous les acteurs de la Supply Chain OCP et en participant activement à la définition des évolutions nécessaires ;
· Participe à la vie du département Achat & Appro : réunions d’équipe et de département, contribution aux projets transversaux, etc.
Supporte ponctuellement les Responsables Supply Chain cellules sur l’analyse de contexte ou de données ou tout autre besoin de renfort, notamment pour la préparation des échéances opérationnelles et budgétaires.
