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Médecins Sans Frontières, association médicale humanitaire internationale créée en 1971, apporte une assistance médicale à des populations dont la vie est menacée : principalement en cas de conflits armés, mais aussi d'épidémies, de pandémies, de catastrophes naturelles ou encore d'exclusion des soins.
Le coordinateur s’assure de l'exhaustivité, l'exactitude, la ponctualité et l'intégrité de l'administration financière au niveau de la mission : 1- S’assurer de l'exhaustivité et l'exactitude de la budgétisation et des rapports financiers pour la mission, y compris les donateurs et les autorités locales 2- S’assurer de la conformité avec les politiques et procédures financières, administratives et de ressources humaines de MSF afin d'atteindre efficacement les objectifs de la mission et de garder un contrôle strict sur l'allocation des ressources.
Principales responsibilités :
- Membre actif de l’équipe de coordination de la mission, le coordinateur Finance et RH contribue à la définition des objectifs et plans stratégiques de la mission.
- En collaboration avec l’équipe de coordination et les managers de terrain, définir et mettre en œuvre la structure organisationnelle mise en place pour la mission et ses projets, la conception de graphiques et d’emplois, afin de garantir efficacement le déploiement stratégique et de mettre en place une organisation axée sur la valeur.
- En collaboration avec l’équipe de coordination et les managers de terrain, planifier les besoins budgétaires et opérationnels en matière de ressources humaines afin de garantir le cadrage et le potentiel requis de la mission.
- Soutenir l’équipe de coordination et les managers de terrain dans le processus de recrutement, afin de garantir une gestion cohérente des procédures légales et administratives (recrutement, fin de contrat, paiement des taxes nationales et locales, tenue correcte des dossiers du personnel, gestion des heures supplémentaires, etc.), dans l’ensemble de la mission et afin de répondre aux besoins en ressources de manière appropriée.
- Soutenir l’équipe de coordination et les managers de terrain dans l’identification des besoins de formation selon les exigences opérationnelles, dans l’évaluation des performances des personnes et dans la mise en œuvre des plans d’action associés afin d’améliorer leurs compétences et leur contribution aux objectifs de la mission.
- Définir et coordonner la mise en œuvre locale sur le terrain conformément aux pratiques de MSF et aux réglementations locales, en vérifiant les calculs mensuels des salaires et des taxes, une politique de rémunération équitable, afin de garantir l’équité interne, une compétivité adéquate et le respect de la législation.
- Coordonner la mise en œuvre, conformément aux politiques de MSF, des programmes de développement de carrière pour les collaborateurs à haut potentiel afin d’accroître l’engagement et la contribution à long terme.
- Définir et coordonner la politique de communication interne, en collaboration avec toutes les équipes de coordination de terrain, en organisant des réunions de personnel et en diffusant les valeurs et la vision de MSF, afin d’encourager l’engagement des personnes, la participation active et l’adhérence aux valeurs de l’organisation.
- Coordonner la mise en œuvre de tous les protocoles et procédures administratifs locaux, en organisant régulièrement des réunions d’information avec tout le personnel et en participant systématiquement aux briefings de tous les coordinateurs et managers concernés (nationaux et internationaux), en supervisant les processus administratifs des expatriés et en gérant les conflits s’il y en a, afin de garantir la conformité légale du travail et d’améliorer la sensibilisation à l’image de l’employer.
- Coordonner, en étroite collaboration avec les services médicaux, la mise en œuvre des protocoles médicaux, de sécurité et de sûreté afin de garantir des conditions de travail saines et sans risques pour le personnel de la capitale et du terrain.
- Soutenir et guider les responsables hiérarchiques dans la gestion des conflits au sein de personnel (international ou national)
- Coordonner l’implémentation de Homere, dont la préparation de la fiche de paie (conformément à la législation locale sur la sécurité sociale et le paiement des taxes).
- Produire et coordonner le budget annuel de la mission, de la manière la plus précise et réaliste, en collaboration avec les détenteurs du budget et en cohérence avec le plan opérationnel annuel, mettre à jour ce budget grâce au cycle de budget afin de s’assurer que les moyens sont pertinents et proportionnés, anticiper les changements et défis et planifier en fonction.
- Contrôler régulièrement les dépenses et le budget pour analyser les écarts et pour décider les actions appropriées si nécessaire.
- Produire des indicateurs réguliers et adéquats pour contrôler la santé financière de la mission, pour produire et partager une analyse pertinente des coûts.
- Garantir la mise en œuvre correcte et le respect des politiques et lignes directrices de MSF, designer ou adapter les politiques locales pertinentes, les procédures et outils pour optimiser la gestion des ressources financières de la mission.
- Définir la stratégie financière de la mission en collaboration avec le chef de mission et le référent technique au siège.
- Former le personnel financier de la mission dans tous les aspects relatifs à la comptabilité, la finance et le budget, ainsi que le personnel exécutif clé comme les coordinateurs, les détenteurs du budget et les managers aux risques financiers et à l’étendue de leurs responsabilités financières.
- Identifier et atténuer les risques financiers sur la mission, s’assurer que des systèmes fiables de contrôle interne fonctionnent, et que l’éthique financière est respectée dans la mission.
- Vérifier que les procédures administratives en lien avec les taxes et le paiement des obligations de sécurité sociale sont suivis et se soumettre aux procédures légales établies dans le pays.
- Coordonner le fonctionnement de la trésorerie pour le bon déroulement des opérations à tout moment et contrôle autant que possible les risques de sécurité, en particulier : coordonner et préparer des propositions pour les donateurs.
- Contrôler le paiement des salaires des fournisseurs et salariés.
- Coordonner et superviser les audits locaux en matière de comptabilité, de fiscalité et de droit du travail, ainsi que de promouvoir les audits internes afin de déterminer la légalité et la véracité des comptes de la mission.
- Coordonner et superviser la clôture mensuelle des comptes afin que l’éat reflète la réalité financière de la mission.
- Mettre en œuvre une organisation appropriée de la mission, afin de garantir que toutes les obligations financières sont respectées et d’atténuer les risques.
- Garantir la bonne application des politiques de ressources humaines et des processus associés (recrutement, formation, briefing/debriefing, évaluation, potentiel, développement du personnel et communication interne) afin de garantir à la fois la taille et la quantité de connaissances requises pour les activités dont il est responsable.
- Superviser les contrats de services dans la mission (entretien, location de locaux, etc.), rédiger et vérifier les contrats et les accords conformément au cadre juridique existant, décider des assurances à souscrire et demander un avis juridique si nécessaire.
- Veiller à ce que l’ensemble du personnel de la mission soit informé de l’utilisation correcte des ressources de MSF et des dépenses liées à l’éthique.
- Collecter les informations sur les ressources et les traduire en un budget.
Conditions contractuelles
- Poste terrain avec visites au siège à Paris.
- CDD à temps plein (12 mois, 100%) avec prolongation possible.
- Salaire brut selon la grille MSF terrain, niveau 13
- Avantages spéciaux des contrats Urgence
- Mutuelle et Per Diem dans les pays d’intervention et au siège selon les règlements en vigueur.
- Date idéale de prise de poste : Début juin 2025
