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Médecins Sans Frontières, association médicale humanitaire internationale créée en 1971, apporte une assistance médicale à des populations dont la vie est menacée : principalement en cas de conflits armés, mais aussi d'épidémies, de pandémies, de catastrophes naturelles ou encore d'exclusion des soins. La section française est présente dans une trentaine de pays.
Dans le cadre d’un remplacement permanent, nous recherchons un·e :
Assistant.e département communication F/H
Contexte :
Le soutien du public est indispensable pour Médecins Sans Frontières afin de mobiliser les moyens humains et financiers nécessaires à la mise en œuvre de ses actions de secours. La communication de MSF vise à informer sur ses activités, renforcer sa notoriété, mobiliser le public et, au besoin, de renforcer ou d'élargir l'action de MSF sur le terrain par la pression médiatique.
Le département communication, composé d’une vingtaine de personnes réparties en trois services (communication opérationnelle, service production et supports, relations presse), garantit une diffusion cohérente des messages en coordination avec la direction et le mouvement MSF.
L’assistant.e communication soutient le département dans ses tâches administratives et organisationnelles, assurant la circulation de l’information, l’organisation interne et externe, ainsi que le bon fonctionnement des activités de communication et initiatives internes.
Mission :
Sous la responsabilité hiérarchique du Directeur de la Communication, vous êtes notamment en charge de :
1. La gestion administrative du département
Ressources humaines :
- Suivi des recrutements : lancement et suivi des processus, demandes de contrat, organisation des arrivées (matériel, induction).
- Point focal RH du département.
- Organisation des déplacements du département (hôtels, billets d’avion et de train).
- Achat et gestion des fournitures.
Comptabilité/Finance :
- Gestion des factures et notes de frais.
- Suivi des dépenses du département.
- Gestion des achats via la carte bancaire.
Réunions de département :
- Organisation pratique des réunions hebdomadaires, de certaines réunions thématiques et des rendez-vous annuels de département (séminaire, ...).
- Rédaction et diffusion des comptes rendus en français et anglais.
2. Communication interne
Point info :
· Organisation des réunions d’information internes hebdomadaires : recherche et briefing des intervenants, animation.
· Mise à disposition du replay édité.
Newsletters internes :
· Rédaction/édition/diffusion des résumés des réunions internes hebdomadaires (français/anglais).
· Conception et diffusion des newsletters via InDesign (PDF sur intranet) et Mailchimp (écriture, édition visuelle).
· Participation au comité éditorial: identification/priorisation des sujets, réunions de calage.
Intranet :
- Mise à jour de la page intranet du département (replay des réunions d’information internes, publication des revues de presse, actualités), trombinoscope, organigramme, points focaux par pays, comptes rendus.
- Réalisation de notices pour les documents essentiels et diffusion.
- Mise à jour et diffusion du document de présentation général de MSF (en plusieurs versions selon les publics).
3. Communication externe et représentation
- Gestion de la boite mail générique de MSF : tri, réponse, transfert, orientation.
- Réception des appels téléphoniques externes destinés à la communication.
- Accueil des visiteurs spontanés.
Archivage et stock :
- Gestion du stock du département et des archives physiques et numériques en lien avec les systèmes d’information.
Transversal :
- Réponse aux demandes des autres départements (systèmes d’information, services généraux).
- Point focal pour les projets transversaux.
- Lien avec les différents services du département communication et les autres assistant.e.s au sein de l’organisation pour supports diverses.
- Lien avec le département des opérations pour la transmission des communications internes.
