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Lieu : Poste basé au siège social de l’association à TALANT avec un jour de travail hebdomadaire à Besançon
Contexte : Membre du réseau national LPO, la LPO Bourgogne-Franche-Comté est une association indépendante loi 1901. Forte de plus de 3 600 adhérents, de 40 salariés et de centaines de bénévoles, elle représente l’une des plus grandes associations de protection de la nature de la région. Elle agit pour la connaissance de la biodiversité, la protection des espèces et des milieux naturels, la sensibilisation à l’environnement et la mobilisation des acteurs du territoire.
Sous l’autorité du directeur, le/la RAF intègre le comité de direction et collabore étroitement avec l’ensemble de ses membres : la directrice adjointe basée à Besançon et le directeur scientifique et technique basé à Talant.
Le/la RAF supervise l’ensemble des activités financières, RH et administratives. Il/elle assure l’encadrement hiérarchique et fonctionnel d’une équipe de 3 personnes : une assistante administrative basée à Besançon, une comptable basée à Talant et une assistante administrative basée à Talant.
Missions :
Gestion comptable et financière
- Participe à l’élaboration du budget et assure le suivi et le contrôle de son exécution, élabore les documents budgétaires
- Assure l’interface ou supervise les relations avec les partenaires externes de l’association (expert-comptable commissaire aux comptes, banques, organismes sociaux, assurances…)
- Assure l’animation du comité financier en lien avec les personnels impliqués, les élus référents, l’expert-comptable et le CAC
- Supervise et organise l’ensemble des travaux comptables dont les écritures d’inventaire de fin d’exercice, le bilan annuel ainsi que le compte de résultat (les outils actuels sont SAGE pour le suivi budgétaire analytique et LOGEPROJ pour le suivi des projets)
- Veille au respect et à la mise en œuvre des obligations fiscales
- Vérifie les pièces justificatives et les imputations comptables et analytiques des factures fournisseurs et des notes de frais des salariés et participe à la mise en place d’un outil de gestion des notes de frais plus opérationnel
- Etablit, met en œuvre les procédures nécessaires et s’assure de leur application par l’équipe administrative
- Pilote le suivi de trésorerie, pour s’assurer de la pérennité et de la capacité financière
- Pilote le suivi et l’enregistrement des opérations bancaires
- Met en place la GED (propose les outils et les procédures), supervise et contribue à sa mise en œuvre
- Contribue au suivi des conventions avec la mise en place d’un tableau de bord et suit les recettes des subventions et aides accordées, appuie les collaboratrices pour les demandes de paiements et les demandes de subvention
- Supervise l’archivage, la sauvegarde et le classement des documents budgétaires et comptables et la production de documents comptables ainsi que des tableaux de bord utiles
Gestion du personnel
- Veille sur l’évolution de la législation sociale (minima sociaux, obligations légales et évolutions conventionnelles…)
- Propose à la direction et met en œuvre des nouvelles procédures et des nouveaux outils
- Supervise et/ou met en œuvre l’ensemble des procédures techniques relatives à la gestion des contrats (rédaction des contrats, embauche, fin de contrat…)
- Elabore et suit le plan de formation, assure le suivi des demandes de formation, réalise les bilans et supervise l’administratif associé
- Supervise le suivi des dossiers du personnel (congés, arrêts, mutuelle obligatoire, visites médicales, attestations, formation…)
- Supervise le suivi de tous les documents relatifs aux dossiers stagiaires et services civiques volontaires (quota légal de stages, conformité des conventions et avenants de stage, livret d’accueil, registre…)
- Supervise les travaux spécifiques liés à la paie (bulletins de salaires des salariés, charges, services civiques et stagiaires indemnisés), les variables de paie (absences, congés, titres restaurant…) et les soldes de tout compte
- Appuie la direction dans le dialogue social (instances représentatives du personnel), assure la rédaction des accords (temps de travail, CET, etc) et met en œuvre les avantages sociaux
- Actualise les documents RH, propose des nouvelles procédures, prépare les documents à destination des personnels, assure la circulation des informations
- Assure la gestion administrative du recrutement (offres d’emplois et de stages, diffusion des offres, suivi des candidatures, rédaction des réponses aux candidatures spontanées, gestion des alternances et demandes de stages…)
- Etablit et met à jour les livrets d’accueil
- Prépare et valide l’actualisation des fiches de poste en lien avec le N + 1 du salarié concerné, contribue à la réflexion sur des évolutions de l’organigramme
- Assure la gestion administrative des différents entretiens grâce au logiciel JAVELO
- Analyse et met en place des moyens d’accompagnement spécifiques en fonction de certaines situations RH
- Supervise l’actualisation et la mise en œuvre du DUERP
Gestion administrative
- Gère les relations avec des fournisseurs
- Assure une veille juridique et informative RH & droit associatif
- Met en œuvre les procédures de contrôle de gestion
- Réalise des analyses sur le modèle économique de l’association (réduction des coûts, prix de vente, etc)
- Rédige des courriers
