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Le pôle production des Concerts de Poche est composé de deux chargés de production et de régie et d’une coordinatrice de production. Ils sont assistés par un alternant basé en Île-de-France. Le pôle production est en lien étroit avec le pôle développement territorial et programmation, ainsi que la direction artistique et placé sous la responsabilité de la Directrice Administrative et Financière (DAF) de l’association.
Comme ses homologues, le/la chargé.e de production et de régie met en œuvre concrètement les concerts et événements de l’association en fonction des besoins et contraintes dans son périmètre géographique dédié : en l’occurrence pour ce poste, le Grand Est et les Hauts-de-France, régions au sein desquelles l’association se développe actuellement. Le poste est basé à Reims, mais des déplacements réguliers sont à prévoir au bureau de Lille, ainsi qu’au sein des deux régions où se déroulent les événements.
Le/la chargé.e de production et de régie est en charge de l’organisation logistique et technique des événements, de la coordination et de la participation à l’affichage ; à ce titre, il/elle fait le lien entre les différents membres de l’équipe projet permanente et intermittente. Aussi, il/elle participe activement au fonctionnement de l’association par la gestion des bureaux auquel il/elle est rattaché.e (Reims et Lille), la gestion et l’entretien du matériel technique et des véhicules. Il/elle peut être amené.e à épauler le pôle en prenant en charge ponctuellement la régie de production sur d’autres territoires, dans toute la France.
Les missions (non exhaustives) sont les suivantes :
1. Coordination logistique et technique des concerts
- Participation aux réunions pour l’organisation des concerts, dont repérage des salles en amont pour vérifier la faisabilité, en lien avec le service technique du lieu partenaire ;
- Organisation, planification et optimisation des conditions logistiques et techniques des concerts (location du matériel technique, location et gestion des instruments, organisation des transports, hébergements et repas des artistes et de l’équipe, négociation avec les prestataires etc.) ;
- Accompagnement et management des intermittents en charge de la préparation de dates de concerts et aide à la résolution des problèmes ;
- Analyse des besoins techniques du concert et des restitutions des projets d’action culturelle ;
- Rédaction et envoi des différentes feuilles de route (artistes, communes d’accueil, équipe interne mobilisée) ;
- Préparation et mise en place de la salle de concert, montage et démontage du matériel scénique si nécessaire (lumière, sonorisation, matériel d’orchestre, instruments…), balisage d’accès à la salle, gestion des courses pour le catering et le pot de l’amitié post-concert ;
- Accueil et transport des artistes (notamment transferts salle/hôtel/gare etc.) et appui si nécessaire durant leur présence ;
- Mobilisation sur certains transports de matériels et/ou de personnes (invités…) ;
- Supervision/encadrement de l’équipe concert ;
- Participation à l’accueil du public, des participants aux ateliers et des partenaires ;
- Veille au bon déroulement du concert et, à ce titre, présence concert requise selon un planning défini en amont ;
- Gestion des changements de plateau si nécessaire (déplacement d’instruments ou de mobilier d’orchestre) et de la régie technique ;
- Chargement et déchargement du matériel du concert ;
- Veille au respect des consignes de sécurité ;
- Participation à la rédaction des bilans des actions effectuées.
2. Gestion du planning et du budget de production dans les régions Grand-Est et Hauts-de-France
- Elaboration, suivi et mise à jour du planning du pôle production chaque saison, incluant le recrutement des intermittents locaux sur des concerts ;
- Mise à jour du budget de production en fonction des locations (matériels, véhicules) et des embauches ;
- Mise à jour, amélioration et optimisation des outils de suivi dont développement du CRM comme outils de gestion ;
- Gestion des espaces de stockage, suivi et gestion des stocks et du matériel technique, en lien avec la coordinatrice de production.
3. Coordination de l’affichage
- Préparation de l’itinéraire d’affichage pour le ou les concerts en fonction de la stratégie de communication et des négociations avec les partenaires ;
- Coordination de l’affichage : réception des affiches, délégation de la mission à une ressource intermittente, gestion des stocks, etc. ;
- Participation à des journées d’affichage ;
- Veille au suivi de l’affichage : retour d’expériences des intermittents et des partenaires dans une optique d’amélioration continue.
4. Parc automobile
Le/la chargé.e de production et de régie est responsable du suivi du parc automobile de sa zone**.**
Dans ce cadre, et en lien étroit avec la coordinatrice de la production, il/elle supervise l’entretien des véhicules du parc de l’association (organisation des contrôles réguliers, conseils, validation des dépenses, etc.) et contribue à la gestion des achats de véhicule, en lien avec la DAF.
5. Fonctionnement général
Le pôle production participe au bon fonctionnement logistique des bureaux (petits entretiens et réparations, aller-retours à la déchetterie, amélioration du fonctionnement et du cadre général etc.).
En lien étroit avec la coordinatrice de production, le/la chargé.e de production et de régie assure la structuration logistique et technique des différents bureaux de l’association, notamment via la constitution et gestion de « caisses types » pour les besoins de communication, catering, régie, lumière, etc.
