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HEC Paris est leader en matière de recherche et d'enseignement en sciences du management. Avoir de l'impact, non seulement sur le business mais sur la société au sens large, est la vocation première d'HEC Paris. Pour y parvenir, notre école dispose de trois atouts inestimables, qui sont aussi les piliers de son excellence : sa recherche, son enseignement et sa capacité d'action. Le triptyque THINK, TEACH, ACT est inscrit au cœur de la mission d'HEC. Depuis 140 ans, la communauté HEC Paris s'unit autour de cinq valeurs fondamentales et partagées : l'excellence, la curiosité, l'esprit entrepreneurial, la responsabilité et la diversité.
Vous intégrez l'équipe académique des programmes EMBA qui accompagne le participant depuis son « on boarding » académique, en amont de son arrivée sur le campus et jusqu'à l'obtention de son diplôme.
Voici vos missions :
Gérer et organiser les missions administratives et logistiques du programme
- Assurer les missions de la gestion administrative des programmes, notamment la gestion dans les systèmes d'information Sharepad, Blackboard, etc. (fiches participants, notations, …)
- Communication : création profile book, à la rentrée, envoi des codes informatiques aux participants et aide à la résolution problèmes connexions
- Préparation : équipes et signalétique - chevalets - plan d'amphi
- Création des cartes étudiantes
- Impressions des documents pédagogiques
- Publication de l'ensemble des informations sur l'intranet de l'Executive MBA, selon les besoins
- Créer l'agenda annuel sur Outlook
- Rattacher les participants entrants et en mobilité sur l'outil de gestion interne (SHAREPAD/Blackboard)
- Créér les réunions Zoom, commander l'assistance informatique pour le présentiel et une caméra mobile au service audio
Préparer le programme en interface avec les participants, les professeurs et la Responsable de programme
- Gérer les absences des participants et signaler les irrégularités ainsi que les feuilles d'émargement enligne ou en version papier.
- Organiser les groupes de participants dans les cours
- Gérer la réception des devoirs réalisés par les participants par mail ou sur Blackboard : transmettre aux professeurs la grille de notation et "assignments", transmettre les notes aux participants
- Contrôler au fur et à mesure les "assignments" reçus
- Réaliser les relances auprès des participants
- Vérifier avec le Professeur la récupération des "assignments" sur Blackboard
- Après l'échéance, envoyer les "assignments" au professeur avec la liste Excel des participants
- Récupérer le fichier de note sous un délai de 3 semaines
- Saisir les notes dans Sharepad
- Préparer le "grade sheet" individuel des participants et l'envoyer
- Pour les participants en mobilité, récupérer les notes.
Commission de diplômes
- Préparer les feuilles de notes qui seront présentées à la commission de diplômes
Mettre en œuvre le programme en interface avec les participants et les professeurs
- Assurer une présence dans la salle au 1er cours de la journée pour vérifier l'état de la salle, son bon fonctionnement, accueil du Professeur et des participants selon le planning défini
- Communiquer les informations aux Achats pour le paiement des Professeurs
- Gérer les relations avec les prestataires (ex : réservation d'hôtel, restaurant, taxi…) , traitements des questions et demandes des participants, assurer l'organisation logistique du séminaire
- Organiser un dîner par module
- Seconder le/la Responsable de Programme en termes de présentiel et encadrer les flux des participants entre l'amphithéâtre, les salles de réunions, les déjeuners et les pauses y compris certains samedis
Clore le déroulé du programme et contribuer à son amélioration continue
- Travailler avec le service "Registrar" EMBA après chaque module afin de confirmer la modification du statut des participants dans Sharepad.
- Collecter et contextualiser les retours des participants - reporting et surveys via AirTable pour les transmettre au Responsable de Programme
Contribuer à l'amélioration continue en étant force de proposition pour une Organisation toujours de meilleure qualité et efficace
Evaluations des cours et examens en ligne
- Gérer l'évaluation logistique à créer dans Sharepad
- Extraire les évaluations dans le logiciel Blue et les centraliser dans un dossier commun
- Relancer les participants n'ayant pas répondu pour les évaluations (ouverture jour J du module, fermeture 10 jours)
- Enregistrer les évaluations de chaque Professeur et communiquer auprès des Responsable de Programme
