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Missions :
1) Administratif
- Relève du courrier dans la boîte aux lettres + suivi des courriers recommandés
- Mise à jour des fonds documentaires, archivage
- Interface de renseignements administratifs des prestataires et partenaires
2) Comptabilité
- Gestion CB pro / NDF des salariés du siège (direction des opérations, direction de l’intégration, responsables territoriaux). Sur la base de ce relevé, rassembler tous les justificatifs concernés et les lister dans le tableau dédié
- Suivi facturation des prestataires en lien avec la DO : validation des devis, paiements (interventions diverses, travaux bureaux, passages ESAT, loyers locaux etc.) avec la signature. Etre attentif aux échéances des factures et aux modalités de paiement pour relancer la comptabilité en cas de retard de règlement. Personne référente de la comptabilité du Siège
3) RH
- Gestion des éléments variables de paie de l’équipe et centralisation des éléments de l’équipe siège.
4) Logistique
- Organisation du bureau :
- Gestion des clés boites aux lettres, caves, parking
- Gestion des stocks / fournitures
- Suivi des prestataires de service :
- Passages entreprise nettoyage
- RICOH entretien photocopieur
- Organisation d’évènements internes (déplacements groupés, réservations etc.) : pour les trains, hôtels etc
- Gestion du courrier, livraisons
- Gestion du calendrier anniversaire des équipes du siège
- Organisation des pots de départs
- Coordination des commandes quand repas à St Denis (partenaires, Philia, etc)
- Faire un inventaire et ranger l’armoire à fournitures
- Gestion de l’événementiel du Pôle Intégration ou autre événementiel ponctuel
5) Gestion des boites mails génériques et re direction vers les personnes / services concernés
6) Gestion des plannings des astreintes
- Constitution du planning d’astreinte pour les sites d’IDF selon les congés de chacun
- Constitution du planning d’astreinte pour les sites du Sud
- Configuration chaque semaine du renvoi d’appel
