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Le projet
Le Groupe Ares, Association pour la Réinsertion Économique et Sociale, est le premier acteur de l’insertion par l’activité économique en Ile-de-France. Depuis 1991, nous favorisons l’insertion de personnes en grande exclusion (chômeurs de longue durée, jeunes sans qualification, etc.) en leur proposant un parcours d’insertion fondé sur le travail salarié et un accompagnement social et professionnel individualisé.
Pour accompagner près de 3000 personnes par an (incluant les salariés en insertion et les bénéficiaires de nos programmes), plus de 400 salariés permanents travaillent au siège à Pantin et dans sa vingtaine d'établissements.
Ares Services est constitué de plusieurs établissements, qui travaillent en prestation chez des clients notamment dans le secteur de la logistique, de l’économie circulaire : Ares services 75, Ares services 93, Ares services 94...
Pour contribuer à la mise en œuvre de son projet d'évolution et répondre à l'accroissement du nombre de bénéficiaires accueillis, Ares Services recherche un.e Assistant.e Administratif.ve volant pour renforcer son équipe administrative.
Ce poste comporte des déplacements très fréquents sur l’ensemble des sites du groupe en Ile de France, et de façon ponctuelle (missions d’appui et de formation uniquement) dans d’autres régions.
Les lieux de travail seront déterminés en fonction des besoins de service, avec un délai de prévenance habituel minimum d’une semaine.
Le poste
Sous la responsabilité de la responsable paie et en management fonctionnel de la direction des sites où vous vous déplacez, vos principales missions seront les suivantes :
- Remplacer un.e assistant.e administrative en cas d’absence pour assurer la continuité des missions
a) Accueil et secrétariat
- Prendre en charge l’accueil téléphonique et sur site et l’orientation des personnes.
- Gérer les candidatures des salariés en insertion
- Assurer le secrétariat administratif : courrier, classement des dossiers, comptes rendus de réunion.
- S’assurer de la bonne transmission des informations du planning aux permanents et salariés en insertion
b) Suivi administratif des salariés
- Embauche des nouveaux entrants
- Suivi de la gestion administrative du personnel et des contrats et avenants (SI en autonomie et SP en lien avec l’Equipe RH)
- Collecter mensuellement des éléments variables de paie, et distribution des bulletins de paie
- Aider l’équipe sociale dans les démarches administratives simples des salariés en insertion
c) Suivi administratif d’exploitation
- Gestion des fournitures
- Contrôle du Tableau des heures de production et saisie des heures sociales.
- Préparation de la facturation
- Mettre à jour le calendrier collaboratif du site
- Former les nouveaux entrants e.s aux outils de gestion administrative (selon profil, à terme environ 20 % du temps)
- Présenter les process, outils et l’environnement réseau aux nouveaux entrants comme les e.s admin., CASP, RASP et Directions de site.
- Former en situation de travail les e.s admin aux outils de secrétariat, paie (GTA, logiciel de paie,…)
- Accompagner les mises en place des procédures de gestion administrative et paie
- Proposer des améliorations des outils et process existants
- Apporter un appui auprès des e.s admin. dans l’organisation de travail, et les épauler en cas de surcharge.
Des missions additionnelles pourront vous être confiées en fonction des besoins
Processus de recrutement
- Un entretien RH
- Un entretien avec le directeur ARES Services
