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MISSION
Sous la responsabilité́ de la directrice administrative et financièrer de la Fondation Inria, en appui de la direction de la fondation et de ses deux fondations abritées et en interaction avec l’ensemble de l’équipe, l’office manager contribue au bon fonctionnement administratif et financier de la structure.
L’office manager contribue à la qualité des relations de la fondation avec ses parties prenantes (Inria, fondations abritées, mécène,s partenaires, prestataires…) en assurant un suivi de ses obligations contractuelles du point de vue administratif et financier.
Il/elle est l’interlocuteur/trice privilégié/e du cabinet comptable de la fondation pour tous les aspects relatifs à la gestion de celle-ci.
Il/elle peut également être sollicité(e) sur des actions engageant toute l’équipe de la fondation (organisation d’événements, entre autres)
ACTIVITES
Pour mener à bien ces missions, vous aurez notamment pour rôle :
Au niveau administratif :
- Traiter la correspondance courante ;
- Gérer les missions de la direction de la fondation ;
- Préparer et envoyer les documents fiscaux et légaux aux organismes concernés ;
- Assurer la gestion des contrats d’assurance de la fondation ;
- Assurer la gestion des stocks et la commande de fournitures ;
- Traiter les besoins relatifs aux locaux de la fondation, au sein du Centre Inria de Paris (organisation et aménagement des espaces de travail, réservation de salles pour les réunions de la DG et les instances collectives, accueil des visiteurs…) ;
- Classer et archiver les documents ;
Au niveau des ressources humaines :
- Suivre les process de recrutement et de contractualisation, accueillir les nouveaux arrivants et et assurer le suivi des processus de sortie ;
- Gérer les dossiers du personnel (visites médicales, mutuelle, prévoyance, entretiens obligatoires, suivi forfaits jours…) ;
- Mettre à jour les documents d’affichage obligatoires ainsi que le wiki interne.
- Suivre les demandes d’absences et de congés dans le logiciel de paie ;
- Préparer les éléments de paie.
Au niveau comptable et financier :
- Suivre l’exécution budgétaire de la fondation (mise à jour des tableaux de suivi) ;
- Suivre les engagements contractuels liant la fondation et ses fondations abritées à leurs partenaires (mécènes, bailleurs de fonds) et à leurs prestataires, mettre à jour le tableau de suivi ;
- Assurer la gestion et le suivi des procédures de facturation de la fondation ;
- Assurer l’interface avec le cabinet comptable externe, la clôture et le contrôle des saisies comptables mensuelles ;
- Gérer les comptes bancaires et les cartes de paiement de la fondation.
INFORMATIONS PRATIQUES
- CDD de remplacement d’une durée 8 mois renouvelable ;
- Début souhaité : le plus tôt possible, dès le 15/09/2024 ;
- Lieu de travail : Paris 13e ;
- Rémunération : en fonction du profil et de l’expérience ;
- Télétravail à hauteur de 2 jours/semaine ;
- Prise en charge à hauteur de 50 % du titre de transport, des tickets restaurant (9€ par jour travaillé) et de la mutuelle.
Merci d’adresser votre CV et votre lettre de motivation à [cliquez sur candidater pour accéder aux informations].
Les candidatures incomplètes ne seront pas étudiées.
