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🌍 À propos des Bureaux du Cœur
Le constat des Bureaux du Cœur est simple : des milliers de mètres carrés de bureaux sont sous-utilisés, tandis que des milliers de personnes pourraient en bénéficier. Grâce à la solidarité des entreprises et de leurs salarié·e·s, nous permettons à des personnes en situation de précarité d’être accueillies dans des bureaux inoccupés la nuit et le week-end.
Créée en 2020 par des entrepreneurs engagés, l’association connaît aujourd’hui une période clé de son développement. En seulement 5 ans, nous avons convaincu bientôt 300 organisations hôtes dans 34 villes en France et 4 en Europe (nos “délégations”), mobilisant 250 bénévoles et 300 partenaires pour accompagner nos invité·e·s. À ce jour, 700 personnes ont pu rebondir grâce à ces accueils solidaires.
Encouragés par ces réussites et par l’enthousiasme unanime autour du projet, nous poursuivons notre structuration pour aller encore plus loin.
🚀 Pourquoi créons-nous ce poste ?
Les Bureaux du Cœur connaissent aujourd’hui une croissance rapide et structurent leurs délégations locales pour accompagner cette expansion. Nos délégations locales sont animées exclusivement par des bénévoles et structurées autour d’un·e délégué·e bénévole, qui coordonne les actions et fédère la communauté.
💡 Comment fonctionne une délégation ?
Chaque délégation est composée d’un·e délégué·e bénévole et de référent·e·s.
Tous les bénévoles sont référents d’au moins un accueil : ils·elles accompagnent les hôtes et les invité·e·s, organisent les rencontres, suivent le parcours et clôturent les accueils.
Certains référent·e·s choisissent également de s’impliquer dans l’un des trois pôles bénévoles de la délégation :
- Prospection : accompagner les prospects pour devenir hôtes et présenter le projet.
- Partenariats : formaliser les relations avec les partenaires et les suivre dans la durée.
- Communication : relayer les informations au national et organiser des événements locaux.
Face à cette structuration croissante, nous créons le poste de Chargé·e de coordination des accueils.
🎯 Ce poste est nouveau et à caractère expérimental. Il vise à :
- Améliorer le suivi des accueils et leur fluidité,
- Soutenir les bénévoles sans jamais se substituer à eux,
- Et contribuer, selon le temps disponible, à renforcer les ressources locales (partenariats, animation…).
Le·a Chargé·e de coordination des accueils n’encadre personne, c’est un facilitateur : il·elle accompagne et soutient, sans prendre la place des bénévoles.
🎯 Missions principales
Assurer un suivi structuré des accueils, en appui aux référent·e·s, en lien avec les pôles de la délégation
- Valider le profil des invité·e·s proposé·e·s par les organismes partenaires.
- Veiller à l’occupation rapide et efficace des places disponibles.
- Soutenir les bénévoles dans le suivi administratif des accueils (conventions, mise à jour du CRM).
- Organiser les rappels avec le·a délégué·e bénévole afin de suivre les fins d’accueil et maximiser les chances de sorties positives…
- S’assurer que les référent·e·s disposent des informations et outils nécessaires pour bien gérer leurs accueils.
Soutenir les bénévoles sans empiéter sur leur rôle
- En binôme avec le·a délégué·e, aider les référent·e·s à trouver des solutions en cas de problème pendant les accueils.
- Soutenir les référent·e·s pour faciliter les échanges entre hôtes, invité·e·s et partenaires, en cas de besoin.
- Suivre et optimiser le déroulement des accueils, sans interférer dans la relation entre référent·e·s et hôtes / partenaires / invité·e·s.
- Mettre en place une permanence dans les locaux pour créer un lieu ressource pour les bénévoles et un point d’ancrage territorial pour les partenaires (assos, hôtes, etc.).
Être réactif·ve en cas de situations exceptionnelles
- Apporter un soutien ponctuel aux bénévoles en cas d’urgence ou d’indisponibilité, à titre exceptionnel, pour garantir la continuité des accueils.
- En lien avec le·a délégué·e, apporter un soutien immédiat aux bénévoles en cas d’urgence.
- Mobiliser rapidement les ressources et les acteurs nécessaires pour trouver des solutions adaptées.
🎯 Mission secondaire
La mission ci-dessous est additionnelle : elle ne constitue pas une priorité par rapport aux autres missions du poste et ne sera menée que si le temps de travail le permet. Le poste étant à caractère expérimental, son contenu est amené à évoluer en fonction des besoins de la délégation et du temps disponible.
Rechercher des partenariats pour améliorer l’expérience des acteurs locaux en lien avec le pôle Partenariat
- Identifier et mobiliser des partenaires locaux pour améliorer les conditions d’accueil des hôtes (ex : dons de mobilier).
- Trouver des partenaires pour offrir des services ou produits aux invité·e·s (ex : paniers de fruits, kits d’hygiène).
- Développer des contacts avec des prestataires facilitant l’animation de la délégation (ex : traiteurs pour événements locaux).
💡 Le·a Chargé·e de coordination des accueils évoluera dans une logique de co-management :
- Un management hiérarchique assuré par le·a Chargé·e de développement salarié·e du territoire.
- Un management fonctionnel partagé avec le·a délégué·e bénévole, qui reste la personne référente pour l’animation de la délégation et la définition de sa stratégie.
Ce poste demande une grande capacité d’adaptation, pour trouver la juste posture entre soutien opérationnel, coordination et autonomie.
