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Sous la responsabilité des deux co-coordinatrices et en lien avec l’équipe et le conseil d’administration, vous aurez deux principales missions pour accompagner la gestion de l’association.
· Administration générale
– Accompagner l’équipe dans les différentes actions de la vie courante de bureau : commandes de fournitures, demande de devis, classement, etc.
– Rédiger des mails et des courriers et les mettre en forme (respect de la charte graphique)
– Aider à la préparation, l’organisation des réunions et aux comptes-rendus (AG, CA, réunions d’équipes)
– Participer à l’organisation d’événements : contrats de location de salles, assurer la logistique
– Suivre la logistique des déplacements de l’équipe et leurs suivis administratifs : déplacements, hébergement, restauration
– Participer à la vie de l’association, ainsi qu’aux évènements internes : réunions d’équipe, temps de rencontre et d’échange du réseau
– Pour l’activité formation :
o Assurer l’envoi et le suivi des conventions, convocations et attestations de fin de formation dans le respect de la certification Qualiopi
o Assurer le classement des dossiers en vue des contrôles (tous les 18 mois)
– Pour le suivi comptable (en lien avec notre cabinet comptable)
o Réceptionner, vérifier, classer et archiver les pièces comptables
o Scanner, enregistrer, éditer et suivre les factures
· Suivi des ressources humaines
– Gérer les dossiers administratifs du personnel
o Contrats des salariés (avenants, arrivées…)
o Contrats en alternance
o Contrats stagiaires
o Suivi des absences
o Mutuelle
o Prévoyance
o Médecine du travail
– Mensuellement :
o Établir les variables de paies
o Traiter les notes de frais professionnels de l’équipe
o Recharger les cartes ticket-restaurants
– En lien avec les co-coordinatrices et l’équipe : établir et suivre le plan de formation des membres de l’association
– Préparer la trame et le retroplanning des entretiens de l’équipe
– En lien avec les co-coordinatrices et l’équipe, créer et/ou mettre à jour :
o Le DUER
o Le règlement intérieur
o Aide à la mise en place d’une grille interne des salaires
– Travailler au projet de convention collective
– Veille (suivi des réglementations)
D'autres missions pourront être ajoutées selon les compétences de la personne recrutée et l'évolution de l'association.
