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Rattaché.e hiérarchiquement au Directeur des Ressources Humaines et Administration et sous l’autorité directe de la Responsable Administrative et Financière , l’assitant.e administratif.ve et financier.e a pour mission principale d’assurer le support administratif du hub “fonctionnement” regroupant les activité financières, RH et Services Généraux de de l’association.
DESCRIPTIONS DES ACTIVITES A REALISER
Finance / Comptabilité / Contrôle de Gestion
Saisie de la (pré)-comptabilité mensuelle de l’association :
- Pré-comptabilisation:
- Suivi de l’archivage des documents comptables (factures, reçus, NDF…)
- Affectation analytique et comptable
- Rapprochement de chaque flux bancaires aux justificatifs sur Pennylane
- Gestion des documents comptables:
- Edition et suivi des factures clients
- Edition et suivi des reçus fiscaux aux donateurs
- Suivi des encaissements (subventions, dons)
- Paiement des factures fournisseurs et NDF
- Participation à la clôture annuelle
Gestion administrative
- Gestion des documents administratifs :
- Archivage en physique des conventions de subvention
- Tri et organisation de l’archivage sur le drive
Appui des équipes sur les achats et les questions administratives :
- Gestion des achats / commandes
- Fournitures nécessaires à la vie de bureau
- Fournitures pour les activités de l’association
- Equipement des salariés : ordinateur, téléphone, abonnement téléphonique
- Inventaire des équipements informatiques
- Gestion et envoi du courrier
- Soutien dans la gestion des documents nécessaires au bon fonctionnement de chaque antenne (envoi de demandes de financement, documents légaux…)
Ressources Humaines :
- Administration paye
- Soutien dans la gestion administrative (contrats, dossiers du personnel etc)
- Prise en charge de certaines tâches “services généraux”
Sujets transversaux
L’alternant·e participera également à des projets d’amélioration des processus et des pratiques internes à l’association. Ces tâches pourront consister à la mise en place d’outils de suivi, à la participation à des groupes de travail collectifs ou encore à la rédaction de nouvelles procédures.
Les missions pourront être amenées à évoluer en fonction des besoins de la structure et des appétences du candidat.
INFORMATIONS SUR LE POSTE
Date souhaitée de la prise de poste : Fin août / début septembre 2024
Localisation : Le poste est basé à Paris. L’alternant.e ou stagiaire sera amené.e à travailler dans les bureaux de l’association, des déplacements en France peuvent être prévus ponctuellement (séminaires, visites d’équipes…)
Type de contrat : Alternance d’un à deux ans
Durée de travail : 35h par semaine
RÉMUNÉRATION & AVANTAGES SOCIAUX
Remboursement de 50% du titre de transport + titres restaurant (8€/j pris en charge à 50%),
Rémunération selon la base légale en fonction du contrat
