Entrepreneurship in the territories: is it the right time?
Les actions de formation sont une des activités importantes et historiques de la fédération SmF. Elles constituent un levier essentiel pour sensibiliser tous les acteurs en santé mentale, mais aussi pour les accompagner dans les améliorations et les évolutions de leurs pratiques. Pour répondre à sa mission et mettre en œuvre son plan stratégique, Santé mentale France – en tant qu’organisme de formation certifié QUALIOPI – développe chaque année de manière significative ses activités de formation et d’accompagnement des acteurs.
Au sein d’une équipe à taille humaine, l’assistant.e travaille sous la responsabilité du/de la Responsable du Pôle Formation et Accompagnement et en lien continu avec le gestionnaire de formation. Il/elle assure l’ensemble des opérations administratives et logistiques nécessaires à l’organisation et à la qualité des actions de formation, et contribue au développement de l’offre de formation.
MISSIONS GÉNÉRALES
· Informer et orienter les clients individuels et collectifs
· Gérer administrativement les actions de formation dans le respect des exigences Qualiopi
· Organiser la planification et la logistique des formations avec les prestataires
· Assurer le suivi des dossiers (inscriptions, financements, documents réglementaires)
· Participer à l’amélioration continue des process et au fonctionnement global du pôle
ACTIVITES PRINCIPALES
L’assistant.e formation a pour principales responsabilités :
1) Information et orientation des clients
· Renseigner, orienter et conseiller les prospects et clients sur l’offre et les dispositifs de financement
· Alimenter, actualiser et exploiter le logiciel CRM
· Participer à la promotion des formations (mailings, phoning, campagnes CRM)
· Élaborer les devis simples, assurer leur relance et suivi
· Contribuer aux réponses à appels à projet ou appel d’offres
· Participer aux actions de communication externes et évènements du pôle
2) Organisation logistique et gestion administrative des formations
· Appuyer l’équipe du pôle Formation dans la planification des sessions de formations
· Organiser la logistique des formations, notamment avec les prestataires (recherche et location de salles, demande de devis, commande des manuels PSSM, préparation des facturations, etc.)
· Créer les sessions et les dossiers des formations sur les outils de gestion internes, en veillant à la conformité réglementaire et qualité de l’action de formation
· Veiller à la réception et au classement des documents pré et post formation (évaluations, quizz)
·.S’assurer du bon déroulement des sessions et signaler les dysfonctionnements, notamment du logiciel de gestion des formations et des process
En lien avec les formateur.rice.s :
· Positionner les formateurs sur les sessions
· Informer et accompagner les formateurs sur les process internes et les exigences Qualiopi
· Assurer le suivi des documents pédagogiques et administratifs remis par et aux formateur.rice.s (pré et post formation)
· Participer aux réunions du collectif de formateurs.
En lien avec les clients :
· Assurer le suivi client et la constitution des dossiers de la pré-inscription (réservation, inscription, convocation, convention, émargement…) à la facturation (assurée par l’Assistante de direction) en utilisant les outils dédiés
· Gérer les documents relatifs aux demandes OPCO et prises en charge entreprises (convention, attestation de présence, émargement, dépôt plateformes, etc.)
· Gérer les listes d’attente, demande de reports d’inscriptions et d’annulations
3) Fonctionnement de l’organisme de formation
· Harmoniser son fonctionnement et son travail avec le gestionnaire et l’assistante du Pôle Formation
· Participer aux réunions d’équipe du Pôle Formation et Accompagnement, et du siège de la Fédération SmF
· Contribuer à la démarche Qualiopi : respect des procédures, remontée des écarts, propositions d’amélioration.
· Assurer un reporting régulier auprès du/de la Responsable du Pôle (créations, annulations, reports, bilans, etc.)
. Collaborer avec l’assistante de direction pour la facturation et le suivi des paiements
